PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN INTERNAL

Untuk mengamankan aktiva dan meningkatkan keakuratan serta keandalan catatan (informasi) akuntansi, perusahaan biasanya akan menerapkan 5 (lima) prinsip pengendalian internal tertentu. Tentu saja ukuran dan luasnya pengendalian internal disesuaikan dengan besar kecilnya bisnis perusahaan, sifat/jenis bisnis perusahaan, termasuk filosofi manajemen perusahaan. Masing-masing prinsip pengendalian internal akan dijelaskan sebagai berikut. Penetapan Tanggung Jawab Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama (paling penting) dari pengendalian internal adalah penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan secara spesifik. Penetapan tanggung Jawab di sini agar supaya masing-masing karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu (secara spesifik) yang telah dipercayakan kepadanya. Pengendalian atas pekerjaan tertentu akan menjadi lebih efektif jika hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas sebuah tugas/pekerjaan tertentu tersebut. Sebagai contoh, salah satu cara untuk mengamankan.uang kas perusahaan adalah dengan menyetor uang kas hasil kegiatan operasional perusahaan secara harian ke bank, dan jika tidak sempat menyetornya maka uang kas tersebut haruslah disimpan di dalam sebuah lemari (brankas) besi/baja. Dalam hal ini, perusahaan secara spesifik harus jelas menetapkan tugas penyimpanan uang kas ke dalam brankas hanya kepada satu orang tertentu saja, di mana hanya orang inilah yang nantinya akan memiliki kode akses untuk membuka brankas tempat penyimpanan uang kas tersebut. Jadi, seandainya terdapat pencurian atau kehilangan uang kas maka perusahaan dapat dengan segera meminta pertanggungjawaban dari satu orang tersebut, karena hanya dialah yang memiliki kode akses untuk membuka brankas uang kas perusahaan. Namun jika tugas penyimpanan uang kas ke dalam brankas diberikan kepada dua orang atau lebih maka akan lebih sulit untuk menentukan siapa sesunguhnya yang harus bertanggung jawab jika terjadi kehilangan atas uang kas tersebut.

PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN INTERNAL

Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal - Untuk mengamankan aktiva dan meningkatkan keakuratan serta keandalan catatan (informasi) akuntansi, perusahaan biasanya akan menerapkan 5 (lima) prinsip pengendalian internal tertentu. Tentu saja ukuran dan luasnya pengendalian internal disesuaikan dengan besar kecilnya bisnis perusahaan, sifat/jenis bisnis perusahaan, termasuk filosofi manajemen perusahaan. Masing-masing  prinsip pengendalian internal akan dijelaskan sebagai berikut.

Baca juga  KETERBATASAN PENGENDALIAN INTERNAL

Penetapan Tanggung Jawab

Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama (paling penting) dari pengendalian internal adalah penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan secara spesifik. Penetapan tanggung Jawab di sini agar supaya masing-masing karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu (secara spesifik) yang telah dipercayakan kepadanya. Pengendalian internal atas pekerjaan tertentu akan menjadi lebih efektif jika hanya ada satu orang saja yang bertanggung jawab atas sebuah tugas/pekerjaan tertentu tersebut.

Sebagai contoh, salah satu cara untuk mengamankan uang kas perusahaan adalah dengan menyetor uang kas hasil kegiatan operasional perusahaan secara harian ke bank, dan jika tidak sempat menyetornya maka uang kas tersebut haruslah disimpan di dalam sebuah lemari (brankas) besi/baja. Dalam hal ini, perusahaan secara spesifik harus jelas menetapkan tugas penyimpanan uang kas ke dalam brankas hanya kepada satu orang tertentu saja, di mana hanya orang inilah yang nantinya akan memiliki kode akses untuk membuka brankas tempat penyimpanan uang kas tersebut. Jadi, seandainya terdapat pencurian atau kehilangan uang kas maka perusahaan dapat dengan segera meminta pertanggungjawaban dari satu orang tersebut, karena hanya dialah yang memiliki kode akses untuk membuka brankas uang kas perusahaan. Namun jika tugas penyimpanan uang kas ke dalam brankas diberikan kepada dua orang atau lebih maka akan lebih sulit untuk menentukan siapa sesunguhnya yang harus bertanggung jawab jika terjadi kehilangan atas uang kas tersebut.

Penetapan tanggung jawab di sini tentu saja meliputi pemberian otorisasi untuk menyetujui (approve) atas sebuah transaksi. Sebagai contoh dalam sebuah perusahaan dagang (merchandising business) yang meliputi penjualan barang dagangan secara kredit, kepada para pelanggannya, maka biasanya setiap transaksi penjualan kredit (apalagi untuk pelanggan baru) haruslah terlebih dahulu meminta persetujuan (Credit approval) dari manajer kredit, selaku orang yang memang benar-benar memiliki wewenang (otorisasi) untuk memberikan kredit (granting credit) kepada si calon pembeli ­untuk menjamin pengendalian internal yang baik, maka dalam kasus pemberian kredit ini sebaiknya manajer kreditlah, bukan manajer penjualan yang memiliki wewenang (otorisasi) untuk kelayakan kredit dari si calon pembeli.

Contoh lainnya adalah bahwa hal yang lazim bagi sebuah perusahaan yang besar yang memiliki banyak kantor cabang untuk memberikan / membatasi otorisasi kepada masing-masing pimpinan cabangnya dalam hal penandatanganan cek untuk kepentingan pembayaran. Biasanya seorang pimpinan dari kantor cabang yang besar akan memiliki batas otorisasi pengeluaran uang yang relatif lebih besar juga dibanding dengan dari kantor cabang yang agak kecil. Hal ini sangatlah masuk akal jika disesuaikan/ditinjau dari jumlah omset (hasil operasional) yang dihasilkan oleh masing-masing kantor cabang. Batas otorisasi juga akan tampak jelas atas wewenang manaier keuangan yang bekerja di perusahaan yang besar, yang di mana biasanya manajer keuangan kantor Pusat berhak, menandatangani pengeluaran cek untuk kepentingan pembayaran hanya sampai pada batas tertentu jika melebihi batas wewenangnya, maka otorisasi pengeluaran cek secara otomatis akan berada di bawah wewenang langsung direktur keuangan, dan seterusnya sesuai dengan tingkatan atau jenjang yang lebih tinggi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan.

Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas di sini maksudnya adalah pemisahan fungsi atau pembagian kerja. Ada 2 (dua) bentuk yang paling umum dari penerapan prinsip pemisahan tugas ini, yaitu:

1. Pekerjaan yang berbeda, seharusnya dikerjakan oleh karyawan berbeda pula.
2. Harus adanya pemisahan tugas antara karyawan yang menangani pekerjaan pencatatan aktiva dengan karyawan yang menangani langsung aktiva secara fisik (operasional).

Sesungguhnya, rasionalisasi dari pemisahan tugas adalah bahwa tugas/pekerjaan dari seorang karyawan seharusnya dapat memberikan dasar yang memadai untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan lainnya. Jadi, hasil pekerjaan seorang karyawan dapat diperiksa silang (cross check) kebenarannya oleh karyawan lainnya.

Ketika seorang karyawan bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan, biasanya potensi munculnya kesalahan maupun kecurangan akan meningkat. Oleh semodul itu, sangatlah penting kalau pekerjaan yang berbeda seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula.

Sebagai contoh yang paling sering terjadi dan perlu diwaspadai adalah dalam aktivitas pembelian atau pengadaan barang. Aktivitas pembelian barang meliputi pemesanan, penerimaan, dan pembayaran. seharusnya untuk menjamin pengendalian internal yang baik dari aktivitas pembelian, maka masing-masing "unsur" dari Aktivitas pembelian haruslah ditangani secara terpisah oleh masing-masing karyawan yang berbeda.

Ketika aktivitas pemesanan, penerimaan barang, dan pembayaran ditangani  oleh orang yang berbeda maka resiko kesalahan maupun kecurangan dapat diperkecil. Bagian penerimaan barang secara terpisah dari bagian lainya akan bertugas untuk memeriksa (jenis barang yang dipesan, kwantitasnya, harganya, maupun kualitasnya) apakah barang yang diterimanya telah sesuai dengan apa yang dipesan oleh bagian pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Demikian juga, orang yang berhak melakukan pernbayaran atas barang yang telah dipesan oleh bagian pemesanan dan telah diterima dengan baik oleh bagian penerimaan barang adalah orang yang memang benar-benar memiliki otorisasi dari perusahaan untuk melakukan pembayaran atas pengadaan barang tersebut jika bagian pemesanan/penerimaan barang juga rnerangkap pekerjaan pembayaran, maka kemungkinan terjadinya tagihan palsu (fictitious invoices) akan muncul di sini. 

Pemisahan tugas (pekerjaan yang berbeda seharusnya dikerjakan dan perlu diterapkan dalam aktivitas penjualan karyawan yang berbeda) juga perlu diterapkan dalam aktivitas penjualan barang dagangan. Aktivitas penjualan meliputi penjualan, pengiriman barang ke pelanggan, penagihan, dan penerimaan pembayaran. Seharusnya untuk menjamin pengendalian internal yang baik dari aktivitas penjualan, maka masing-masing "unsur" dari aktivitas penjualan ini juga seharusnya ditangani secara terpisah oleh masing-masing karyawan yang berbeda.

Ketika aktivitas penjualan, pengiriman barang ke pelanggan, penagihan, dan penerimaan pembayaran ditangani oleh orang yang berbeda maka resiko kesalahan maupun kecurangan dapat diperkecil. Bagian penjualan secara terpisah dari bagian lainnya hanya akan bertugas untuk melakukan transaksi penjualan. Setelah itu, bagian pengiriman barang akan mengirim barang ke pelanggan atas dasar bukti pesanan penjualan (sales order), lalu bagian penagihan akan menyiapkan faktur penjualan (sales invoice) setelah membandingkan pesanan penjualan tersebut dengan laporan pengiriman barang (shipping report). Bagian penerimaan pembayaran harus dipisahkan dari bagian penagihan untuk menghindari penggelapan uang kas oleh bagian penerimaan pembayaran (dalam ilmu akuntansi, bentuk kecurangan ini dikenal dengan istilah laping). jika masing-masing "unsur" dari aktivitas penjualan ini tidak dipisahkan, maka berbagai kemungkinan resiko yang akan muncul seiring dengan aktivitas penjualan ini diantaranya adalah:

Baca juga SIFAT KAS DAN PENTINGNYA PENGENDALIAN ATAS KAS


1.   Adanya karyawan bagian penjualan yang berusaha untuk rnenjual barang dengan harga yang terlalu tinggi, dengan tujuan untuk menggelapkan kelebihan selisih harga jualnya.

2.      Barang sesungguhnya tidak ada yang terjual tetapi dibuat menjadi seolah-olah terjual dengan cara mengirimnya ke diri sendiri, atau ke kerabat dekat kenalannya. Ini yang dinamakan sebagai penjualan palsu (fictitious sales), yang tujuannya tidak lain adalah untuk memperbesar komisi akhir tahun. Nantinya setelah bonus akhir tahun diterima, lalu di awal tahun berikutnya barang tersebut akan dikembalikan dengan seolah-olah telah terjadi retur penjualan dari pelanggan. Oleh karena  itu, penghitungan bonus akan menjadi lebih tepat jika bukan berdasarkan nilai penjualan yang telah terjadi tetapi lebih kepada jumlah piutang yang telah berhasil ditagih (berdasarkan tingkat kolektibilitas). Kalau bonus penjualan dihitung dengan berdasarkan nilai penjualan, dikhawatirkan faktor kelayakak kredit dari pelanggan akan menjadi diabaikan.

Untuk memberikan dasar yang memadai atas pertanggungjawaban aktiva, diperlukan pemisahan tugas antara karyawan yang menangani pekerjaan pencatatan aktiva dengan karyawan yang menangani langsung aktiva secara fisik (operasional). Karyawan yang menangani langsung aktiva secara fisik seharusnya tidak boleh menyelenggarakan atau memiliki akses terhadap catatan akuntansi untuk aktiva bersangkutan. Ketika seorang karyawan menyelenggarakan catatan aktiva, maka demi menjamin pengendalian internal yang baik, karyawan yang berbeda harus ditunjuk secara khusus untuk menangani fisik aktiva.

Coba pikirkan dan renungkanlah, apa yang akan terjadi jika seorang karyawan yang memegang/menangani langsung aktiva secara fisik juga merangkap pekerjaan pencatatan? Kemungkinan besar dapat dipastikan bahwa aktiva perusahaan tersebut nantinya akan diselewengkan penggunaannya (bukan lagi dimanfaatkan untuk kepentingan operasional perusahaan melainkan dipakai untuk kepentingan/tujuan pribadi). Pemisahan tanggung jawab pencatatan dari penyimpanan/penanganan aktiva khususnya sangat penting untuk kas, persediaan, dan aktiva tetap.

Bagian akuntansi (pencatatan) haruslah memiliki pemisahan tugas dengan bagian kasir. Bagian akuntansi bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pembukuan saldo kas, sedangkan kasir adalah bagian yang akan bertugas untuk menangani fisik kas harian. Pemisahan tugas ini diperlukan untuk menetapkan pertanggungjawaban atas kas. Nantinya, pekerjaan bagian akuntansi akan saling cross check dengan bagian kasir.

Dalam aktivitas pembelian atau pengadaan barang, bagian akuntansi (pencatatan) haruslah memiliki pemisahan tugas dengan bagian pemesanan barang, bagian penerimaan barang, bagian penyimpanan barang (gudang), dan bagian pembayaran. Demikian juga halnya dengan aktivitas penjualan barang dagangan, dimana bagian akuntansi (pencatatan) harus memiliki pemisahan tugas dengan bagian penjualan, bagian pengiriman barang, bagian penagihan, dan bagian penerimaan pembayaran (kasir).

Dokumentasi

Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi bisnis atau peristiwa ekonomi telah terjadi. Deegan menumbuhkan atau memberikan tanda tangan (atau inisial) ke dalam dokumen, orang yang bertanggung jawab atas terjadinya sebuah transaksi atau peristiwa dapat diidentifikasi dengan mudah. Dokumentasi atas transaksi seharusnya dibuat ketika transaksi terjadi. Dokumen juga seharusnya bernomor urut tercetak (preprinted premimbered) dan seluruh dokumen tersebut seharusnya dapat diper­tanggungjawabkan. Dokumen yang bernomor urut sangat membantu untuk, mencegah terjadinya pencatatan transaksi secara berganda serta juga membantu untuk mencegah terjadinya transaksi yang tidak dicatat. Sedangkan dokumen yang bernomor urut tercetak dilakukan untuk menghindari terjadinya dokumen atas transaksi fiktif. Dokumen ini sebagai sumber bukti (pendukung) transaksi seharusnya dapat dengan segera diteruskan ke bagian/departemen akuntansi untuk menjamin pencatatan transaksi secara tepat waktu, akurat, dan memenuhi kriteria kehandalan catatan akuntansi.    

Dokumen juga sesungguhnya sangat berfungsi sebagai penghantar informasi ke seluruh bagian organisasi. Dokumen haruslah dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa seluruh aktiva telah dikendalikan dengan pantas dan bahwa seluruh transaksi telah dicatat dengan benar. Dokumen ini mencakup berbagai macam unsur, seperti faktur penjualan, surat permintaan pembelian, jurnal penjualan, termasuk kartu absen, dan sebagainya.

Pengendalian Fisik, Mekanik, dan Elektronik

Penggunaan pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik sangatlah penting. Pengendalian fisik terutama terkait dengan pengamanan aktiva. Pengendalian mekanik dan elektronik juga mengamankan aktiva. Berikut ini  adalah beberapa macam contoh dari penggunaan pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik:

1. Uang kas dan surat-surat berharga sebaiknya disimpan dalam safe deposite box;
2. Catatan-catatan akuntansi yang penting juga harus disimpan dalam filling cabinet yang terkunci;
3. Tidak semua atau sembarang karyawan dapat keluar masuk gudang tempat penyimpanan persediaan barang dagangan;
4. Penggunaan kamera dan televisi monitor;
5. Adanya sistem pemadam kebakaran atau alarm yang memadai;
6. Penggunaan password system, dan lain-lain.

Pengecekan Independen atau Verifikasi Internal

Kebanyakan sistem pengendalian internal memberikan pengecekan independen atau verifikasi internal. Prinsip ini meliputi peninjauan ulang, perbandingan dan pencocokan data yang telah disiapkan oleh karyawan lainnya yang berbeda. Untuk memperoleh manfaat yang maksimum dari pengecekan independen atau verifikasi internal, maka :

1. Verifikasi seharusnya dilakukan secara periodik/berkala atau bias juga dilakukan atas dasar dadakan;
2. Verifikasi sebaiknya dilakukan oleh orang yang independen;
3. Ketidakcocokan / ketidaksesuaian dan kekecualian seharusnya dilaporkan ke tingkatan manajemen yang memang dapat mengambil tindakan korektif secara tepat.

Kebutuhan akan pengecekan independen meningkat karena struktur pengendalian internal cenderung berubah setiap saat kalau tidak terdapat mekanisme penelaahan yang sering. Pegawai mungkin akan menjadi lupa atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur, atau menjadi ceroboh jika tidak ada orang yang meninjau ulang dan mengevaluasi hasil pekerjaannya. Salah saji baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja mungkin dapat saja terjadi tanpa melihat kualitas dari sistem pengendalian yang selama ini telah dijalankan. Cara yang paling murah untuk melakukan verifikasi internal adalah dengan menerapkan pemisahan tugas seperti yang telah dibahas sebelumnya.

Dalam perusahaan besar, pengecekan independen sering dilakukanoleh auditor internal. Auditor internal disini adalah karyawan perusahaan yang bertugas secara terus menerus untuk melakukan evaluasi mengenai keefisienan dan keefektifan sistem pengendalian internal perusahaan.

Baca juga PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENERIMAAN KAS

Sekian pembahasan tentang prinsip-prinsip pengendalian internal, semoga dapat menambah wawasan kita semua. Pada postingan berikutnya kita akan membahas tentang sistem pengendalian internal dan tujuan pengendalian internal. 

Terimakasih telah berkenan untuk menshare artikel ini lewat tombol media sosial dibawah postingan ini.