Ketika sistem analis selesai menyusun dokumen kebutuhan sistem, maka tahap desain sistem bisa dimulai.
 |
| Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay |
STUDI KELAYAKAN
Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya dikumpulkan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, di antaranya:
- Kelayakan teknis
- Kelayakan operasional
- Kelayakan ekonomi
- Kelayakan hukum
KELAYAKAN TEKNIS
Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak. Untuk mempermudah melakukan studi kelayakan teknis, biasanya digunakan pedoman pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah teknologi yang dibutuhkan sudah tersedia?
- Apakah teknologi yang akan digunakan ini dapat berintegrasi dengan teknologi yang sudah ada?
- Apakah sistem yang sudah ada dapat dikonversikan ke sistem dengan teknologi baru?
- Apakah organisasi memiliki orang yang menguasai teknologi baru ini?
KELAYAKAN OPERASIONAL
Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi. Di samping itu, informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya. Beberapa pertanyaan yang bisa jadi pedoman antara lain:
- Apakah sistem dapat memenuhi tujuan organisasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan?
- Apakah sistem dapat diorganisasikan untuk menghasilkan informasi pada saat yang tepat untuk setiap orang yang membutuhkannya?
Aspek lain yang perlu dipertimbangkan adalah aspek psikologis. Aspek ini menyangkut aspek penerimaan sistem informasi oleh orang-orang yang ada di dalam organisasi.
Beberapa pertanyaan yang bisa jadi pedoman adalah:
- Apakah sistem baru memerlukan restrukturisasi organisasi dan bagaimana akibat strukturisasi ini terhadap orang-orang yang ada di organisasi?
- Apakah diperlukan pelatihan atau pelatihan ulang?
- Apakah personel di dalam organisasi dapat memenuhi kriteria untuk sistem baru?
KELAYAKAN EKONOMI
Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tak dapat disangkal lagi motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomi juga akan mempertimbangkan apakah bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini atau kita harus melakukan sesuatu yang lain. Suatu proyek yang besar biasanya lebih menekankan kelayakan ekonomi karena umumnya berhubungan dengan biaya yang terbilang besar.
Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkulasi yang dinamakan Cost Benefit Analysis atau Analisis Biaya dan Manfaat. Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru "lebih besar" dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek. Metode kuantitatif yang dapat digunakan adalah:
- Analisis Payback (Payback Period)
- Analisis Net Present Value
- Return On Investment (ROI)
- Internal Rate of Return (IRR)
PAYBACK PERIOD
Payback period adalah uji kuantitatif yang digunakan untuk menghitung jangka waktu yang diperlukan untuk membayar kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan.
RETURN ON INVESTMENT
Return On Investment (ROI) adalah besarnya keuntungan yang bisa diperuleh (dalam %) selama periode waktu yang telah ditentukan untuk menjalankan proyek. Untuk menghitungnya digunakan rumus:
ROI= (Total Manfaat - Total Biaya)/Total Biaya
Jika dinyatakan dalam persen (%)
Jika nilai ROI bernilai positif maka ROI akan dianggap layak, jika bernilai negatif maka akan dianggap tidak layak.
ANALISIS NET PRESENT VALUE (NPV)
Ada beberapa terminologi yang perlu dipelajari, diantaranya:
- Present Value:
Nilai sekarang dari penerimaan (uang) akan didapat pada tahun mendatang. - Net Present Value:
Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per tahun. - Discount Rate:
Bilangan yang digunakan untuk mendiskon penerimaan yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai sekarang.
INTERNAL RATE OF RETURN/IRR
Merupakan metode yang memerhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan. Tingkat bunga impas inilah yang disebut sebagai Internal Rate of Return (IRR). Dalam perbandingan antara IRR dengan tingkat bunga pengembalian (rate return), jika IRR lebih besar dari rate return, maka investasi disimpulkan menguntungkan.
ANALISIS USE CASE
Use case adalah metode berbasis teks untuk menggambarkan dan mendokumentasikan proses yang kompleks. Use case manambahkan detail untuk kebutuhan yang telah dituliskan pada definisi sistem kebutuhan. Use case dikembangkan oleh analis sistem bersama-sama dengan pengguna. Pada tahapan selanjutnya, berdasarkan use case ini, analis menyusun model data dan model proses.
PERANAN USE CASE
Semua kemungkinan tanggapan terhadap suatu kejadian didokumentasikan. Use case sangat berguna ketika situasi yang dianalisis sangat kompleks. Sebuah use case terdiri dari elemen-elemen berikut:
- Informasi Dasar
- Nama, jumlah, dan deskripsi singkat.
- Trigger kejadian yang menyebabkan adanya use case.
- Trigger eksternal, yaitu trigger yang berasal dari luar sistem.
- Trigger temporal, yaitu kejadian yang berbasis waktu.
- Sudut pandang use case harus konsisten.
- Input-Output Utama
- Asal dan tujuan.
- Tujuan harus lengkap dan komprehensif.
- Detail
- Harus ada detail dari langkah-langkah yang harus dilakukan berikut data masukan dan keluarannya.
PROSES PENGEMBANGAN USE CASE
Proses pengembangan use case meliputi beberapa langkah berikut:- Identifikasi use case utama.
- Identifikasi setiap langkah dalam setiap use case.
- Identifikasi elemen-elemen dalam setiap langkah.
- Konfirmasikan use case.
- Ulangi langkah-langkah di atas secara iteratif.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
KOMENTAR