Surat Resmi - Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penulisan

Berikut adalah 10 poin yang perlu diperhatikan dalam surat resmi: Surat resmi ditulis dengan ejaan yang disempurnakan (EYD).

Surat Resmi - Hal Yang Perlu DIperhatikan Dalam Penulisan

Postingan kali ini kita akan membahas tentang surat resmi dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi profesional di Indonesia. 

Surat Resmi -  Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penulisan - Surat resmi adalah salah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis dan instansi resmi di Indonesia. Dalam penulisan surat resmi, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan agar dapat mengkomunikasikan informasi dengan tepat dan memberikan kesan yang profesional.

Baca juga Contoh Surat Undangan Resmi

Poin Kunci:

• Surat resmi digunakan untuk keperluan bisnis dan instansi resmi di Indonesia.
• Dalam penulisan surat resmi, perhatikanlah struktur, bahasa, tata bahasa, penggunaan bahasa Inggris, ketepatan waktu, tanda tangan, dan lampiran.
• Penggunaan bahasa formal dan sopan sangat diperlukan dalam penulisan surat resmi.
• Ketepatan waktu dalam penulisan surat resmi sangat penting untuk menjaga kredibilitas komunikasi.
• Tanda tangan yang jelas dan mudah dibaca memberikan kesan profesional pada surat resmi.

Apa Itu Surat Resmi?

Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penulisan Surat Resmi

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau instansi resmi yang ditulis dengan format dan bahasa yang baku. Pengertian surat resmi adalah surat yang memiliki aturan tertentu dalam penulisan agar bisa memberikan kesan profesional dan mengkomunikasikan informasi yang tepat.

Surat resmi harus mencantumkan informasi penting terkait pengirim dan penerima, seperti alamat, tanggal dan salam pembuka yang sesuai. Di Indonesia, penulisan surat resmi mampu memperkuat citra dan tingkat kepercayaan instansi atau perusahaan terhadap klien, supplier, dan mitra bisnis.

Definisi surat resmi yang paling sering ditemukan adalah surat yang bersifat resmi, yakni surat yang secara formal digunakan sebagai penghubung antarinstansi atau perusahaan. Hal ini menjelaskan pentingnya mengikuti tata tertib penulisan surat resmi agar terlihat rapi, profesional, dan sesuai dengan aturan yang ada.

Struktur Surat Resmi

Surat resmi merupakan bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan dalam dunia profesional. Untuk memberikan kesan profesional dan mengkomunikasikan informasi yang tepat, surat resmi harus ditulis dengan format dan bahasa yang baku.

Struktur surat resmi umumnya terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

1. Tanggal - harap tuliskan tanggal penulisan surat dengan format yang baku. Contoh: 5 Januari 2022.
2. Alamat Pengirim - berisi informasi mengenai pengirim surat. Tuliskan nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan surel dengan jelas.
3. Alamat Penerima - berisi informasi mengenai penerima surat. Tuliskan nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan surel dengan jelas.
4. Salam Pembuka - berisi kata-kata sapaan yang sopan dan sesuai dengan konteks pengiriman surat. Contoh: "Kepada Yth."
5. Isi Surat - berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan dengan jelas dan ringkas. Sesuaikan bahasa dan gaya penulisan dengan konteks pengiriman surat.
6. Salam Penutup - berisi kata-kata penutup yang sopan dan sesuai dengan konteks pengiriman surat. Contoh: "Hormat saya"
7. Tanda Tangan - harap tanda tangani surat dengan tinta hitam dan jelas. Tuliskan nama, jabatan, dan perusahaan atau instansi dengan jelas di bawah tanda tangan.

Struktur yang jelas dan rapi akan memudahkan pembaca dalam memahami pesan yang disampaikan. Selain itu, pastikan untuk memperhatikan penulisan informasi yang benar dan tepat agar surat resmi dapat memberikan kesan profesional dan memudahkan kelancaran komunikasi di dunia bisnis atau instansi resmi.

Bahasa dan Pilihan Kata yang Tepat

Dalam penulisan surat resmi, saya selalu menekankan pentingnya penggunaan bahasa yang formal dan sopan. Bahasa surat resmi harus memberikan kesan profesional dan menghormati penerima surat. Saya selalu menghindari penggunaan bahasa gaul atau sehari-hari yang tidak sesuai dengan nuansa formal surat resmi.

Perlu diingat bahwa pilihan kata yang tepat juga sangat penting dalam penulisan surat resmi. Pilihlah kata yang sesuai dengan nuansa formal dan memiliki makna yang jelas. Saya selalu menghindari kata-kata yang ambigu atau tidak baku dalam bahasa Indonesia.

Terakhir, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sesuai dengan profesi atau jabatan penerima surat. Misalnya, jika surat diarahkan kepada seorang profesor, gunakan kata-kata yang sesuai dengan bahasa keilmuan.

Dalam tabel di bawah ini, saya berikan contoh beberapa kata yang sering digunakan dalam surat resmi beserta alternatif kata yang lebih formal dan tepat.

Kata yang Tidak Tepat	Pilihan Kata yang Tepat
Cie	Senang
Ngomongin	Membahas
Liat	Melihat
Bohong	Menyampaikan informasi yang tidak benar
Bikin	Membuat

Penggunaan EYD yang Benar

Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat resmi adalah tata bahasa yang benar dan sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan). Dalam penggunaan EYD, pastikan Anda memahami aturan mengenai pemakaian huruf kapital, tanda baca, dan penggunaan kata-kata baku.

Jangan menggunakan singkatan atau kata-kata yang sulit dipahami oleh penerima surat. Hindari penggunaan bahasa sehari-hari, seperti kata-kata slang atau bahasa gaul yang tidak sesuai dengan nuansa formal surat resmi. Gunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat.

EYD yang Benar	Penggunaan yang Salah
Mohon maaf yang sebesar-besarnya	Mohon maaf sebesar-besarnya
Tn. Anwar Susanto	Pak Anwar Susanto
Angka 3 (tiga)	Angka 3 (tiga buah)

Jaga konsistensi dalam penggunaan EYD agar surat yang Anda tulis terlihat profesional dan dapat memberikan kesan baik pada penerima surat. Dalam mengoreksi surat yang telah Anda tulis, pastikan kesalahan dalam penggunaan tata bahasa dan EYD diperbaiki sebelum surat tersebut dikirimkan.

Penggunaan Bahasa Inggris dalam Surat Resmi

Bagi perusahaan atau instansi yang memiliki hubungan bisnis dengan pihak asing, penggunaan bahasa Inggris dalam surat resmi dapat menjadi kebutuhan yang penting. Namun, penggunaan bahasa Inggris dalam surat resmi juga memerlukan perhatian yang lebih dalam untuk memastikan bahwa bahasa yang digunakan adalah benar dan sesuai dengan konvensi resmi.

Tahukah Anda bahwa penggunaan bahasa Inggris yang salah dalam surat resmi dapat mengurangi kredibilitas surat dan juga perusahaan atau instansi yang Anda wakili? Oleh karena itu, penting untuk memahami beberapa hal terkait penggunaan bahasa Inggris dalam surat resmi.

Penulisan Kalimat

Dalam penulisan surat resmi berbahasa Inggris, pastikan untuk menggunakan kalimat yang sederhana dan langsung ke tujuan. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu rumit atau panjang yang dapat menyulitkan penerima surat dalam memahami pesan yang ingin disampaikan.

Penggunaan Istilah Khusus

Dalam bisnis, istilah khusus atau teknis sering digunakan. Saat menggunakan bahasa Inggris dalam surat resmi, pastikan untuk menggunakan istilah yang tepat dan benar untuk memudahkan penerima surat dalam memahami pesan yang ingin disampaikan. Jika mungkin, gunakan kamus istilah yang dapat membantu Anda dalam menentukan penggunaan istilah yang tepat.

Pola Kalimat yang Tepat

Dalam bahasa Inggris, terdapat pola kalimat yang berbeda dibandingkan dengan bahasa Indonesia. Pastikan untuk memahami pola kalimat yang tepat agar pesan yang ingin disampaikan dapat terbaca dengan jelas dan mudah dimengerti.

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, penggunaan bahasa Inggris dalam surat resmi dapat memberikan kesan yang profesional dan membantu memperlancar komunikasi bisnis dengan pihak asing.

Ketepatan Waktu dalam Penulisan Surat Resmi

Ketepatan waktu harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi untuk menjaga kredibilitas dan efektivitas komunikasi. Pastikan surat resmi selesai ditulis dan dikirim sesuai dengan batas waktu yang ditentukan, terutama jika surat itu berkaitan dengan kegiatan penting atau proyek yang memiliki tenggat waktu.

Untuk melancarkan proses penulisan dan pengiriman surat resmi, sebaiknya buatlah jadwal yang terperinci dan sesuaikan dengan tenggat waktu yang diberikan. Pastikan juga untuk menginformasikan jika surat resmi tidak dapat dikirim sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan, sehingga pihak penerima akan mendapatkan informasi yang jelas mengenai situasi yang sedang terjadi.

Jangan lupa untuk mengecek tata bahasa dan ejaan kalimat sebelum mengirim surat resmi, agar tidak terjadi kesalahan dalam interpretasi pesan yang disampaikan.

Perhatikan Tanda Tangan di Surat Resmi

Tanda tangan merupakan bagian penting dalam penulisan surat resmi. Tanda tangan sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan perusahaan atau instansi yang diwakili. Pastikan tanda tangan dapat dibaca dengan jelas dan mudah dipahami. Jika perlu, tambahkan nama dan jabatan di bawah tanda tangan untuk memberikan informasi yang lebih lengkap.

Penting untuk diingat, tanda tangan juga menunjukkan keseriusan dan kepercayaan diri penulis surat. Sebagai penulis surat resmi, tanda tangan yang kurang jelas atau tidak sesuai dapat menurunkan kredibilitas Anda.

Sebelum menandatangani surat, pastikan surat sudah dicek kembali baik dari segi isi, tata bahasa, dan format. Hal ini akan membantu meminimalisir kesalahan dalam penulisan surat resmi.

Lampiran dalam Surat Resmi

Jika dalam surat resmi Anda terdapat lampiran, pastikan untuk menyebutkan secara jelas dan spesifik di dalam isi surat. Hal ini akan memudahkan penerima surat untuk memahami informasi yang ingin disampaikan dan menemukan lampiran dengan mudah.

Periksa kembali lampiran yang akan dilampirkan pada surat resmi, pastikan sudah berurutan dan terlampir dengan rapi dan benar. Hindari melampirkan lampiran yang tidak relevan atau malah membingungkan penerima surat. Selalu perhatikan ukuran lampiran agar tidak terlalu besar dan merepotkan penerima surat.

Apa saja hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat resmi? Berikut penjelasannya.

10 Poin Penting Yang Perlu Diperhatikan Dalam Penulisan Surat Resmi

Dalam penulisan surat ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan. Berikut ini adalah 10 daftar tentang apa saja yang perlu kita perhatikan pada saat menulis surat resmi:

1. Harus ditulis dengan ejaan yang disempurnakan (EYD).

2. Penuilisan alamat pada surat tidak perlu di awali dengan kepada.

3. Pada penulisan tanggal, nama bulan pada surat tidak boleh menggunakan angka atau disingkat. Penulisan tahun dalam surat harus di tulis lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik (.)

4. Penulisan alamat di dalam surat tidak perlu diawali dengan saudara, saudari, Bapak, atau Ibu jika diikuti jabatan, namun jika tidak diikuti dengan jabatan harus ditulis.

5. Pada bagian nomor surat, lampiran, dan hal tidak boleh diakhiri dengan tanda titik (.)

6. Penulisan kata sapaan dalam surat resmi seperti saudara, saudari, Bapak, atau Ibu boleh digunakan jika diikuti nama orang, jika tidak diikuti nama orang maka tidak boleh menggunakan kata sapaan.

7. Penulisan salam dalam surat, jika ada salam yang digunakan dalam surat resmi harus diakhiri tanda (,) sebab salam bukan lah kalimat.

8. Penulisan salam penutup tidak diperlukan dalam surat resmi, karena sudah terwakili dalam penyebutan Yth. pada alamat surat.

9. Di bagian nama penandatangan tidak perlu di tulis dengan huruf kapital semua, diberi tanda kurung (..) atau digaris bawahi.

10. Pernyataan dengan ini dalam surat resmi, digunakan untuk mengawali penyampaian lampiran atau benda yang menyertai isi surat resmi.

Baca juga Contoh Surat Dinas

Demikianlah pembahasan tentang hal apa saja yang perlu kita diperhatikan dalam penulisan surat resmi. Jika postingan ini masih kurang lengkap silahkan baca penjelasan lengkapnya pada postingan-postingan yang telah di sematkan dalam postingan ini.

Kesimpulan

Dalam dunia profesional di Indonesia, surat resmi menjadi salah satu bentuk komunikasi yang penting. Sebagai seorang penulis surat resmi, saya menyadari pentingnya perhatian terhadap struktur, bahasa, tata bahasa, penggunaan bahasa Inggris, ketepatan waktu, tanda tangan, dan lampiran. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, saya dapat meningkatkan kemampuan komunikasi profesional melalui surat resmi.

Penulisan surat resmi yang baik akan memberikan kesan yang profesional dan mengkomunikasikan informasi yang tepat. Dengan menggunakan format dan bahasa yang baku, surat resmi dapat memberikan kejelasan informasi dalam komunikasi bisnis atau instansi resmi.

Saya juga memahami pentingnya penggunaan bahasa yang formal dan sopan, serta pemilihan kata yang tepat dalam surat resmi. Menghindari penggunaan bahasa gaul akan menjaga kredibilitas dan kesan profesional surat resmi.

Tidak hanya itu, penggunaan EYD yang benar juga penting agar tidak merusak kesan profesional surat resmi. Bagi perusahaan atau instansi yang berhubungan dengan luar negeri, penggunaan bahasa Inggris dalam surat resmi dapat membantu dalam memperluas jangkauan bisnis. Namun, tetap memastikan penggunaan bahasa Inggris yang benar dan sesuai dengan konvensi resmi.

Ketepatan waktu dalam penulisan surat resmi juga hal yang penting. Pastikan surat resmi dikirim atau ditulis sesuai dengan batas waktu yang ditentukan agar tidak mengganggu kelancaran komunikasi dan kredibilitas kita.

Terakhir, tanda tangan dan lampiran juga perlu diperhatikan dalam surat resmi. Tanda tangan yang jelas dan mudah dibaca akan memberikan kesan profesional, sedangkan lampiran yang terlampirkan dengan rapi akan memudahkan penerima surat dalam memahami informasi yang ingin disampaikan.

Dengan memperhatikan hal-hal ini, saya percaya bahwa kemampuan komunikasi profesional melalui surat resmi akan semakin terasah dan meningkatkan kredibilitas kita dalam dunia bisnis atau instansi resmi di Indonesia.

Semoga bermanfaat. Jangan lupa share postingan ini yah!

Baca juga:

• Contoh Surat Resmi
  
  
• Contoh Undangan Resmi
  
  
• Contoh Surat Resmi

Orang Juga Bertanya

• [accordion]
• Apa itu surat resmi?
• Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan bisnis atau instansi resmi yang ditulis dengan format dan bahasa yang baku.
• Apa saja bagian-bagian surat resmi?
• Surat resmi umumnya terdiri dari beberapa bagian, antara lain tanggal, alamat pengirim, alamat penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
• Bagaimana cara menggunakan bahasa dan pilihan kata yang tepat dalam surat resmi?
• Dalam penulisan surat resmi, penting untuk menggunakan bahasa yang formal dan sopan. Pilihan kata yang tepat akan memberikan kesan profesional dan menghormati penerima surat.
• Mengapa penting untuk memperhatikan tata bahasa yang benar dalam surat resmi?
• Kesalahan dalam penggunaan tata bahasa dapat merusak kesan profesional surat resmi. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan tata bahasa yang sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).
• Bagaimana cara menggunakan bahasa Inggris dalam surat resmi?
• Penggunaan bahasa Inggris dalam surat resmi dapat menjadi kebutuhan bagi perusahaan atau instansi yang memiliki hubungan bisnis dengan pihak asing. Namun, tetap penting untuk memastikan penggunaan bahasa Inggris yang benar dan sesuai dengan konvensi resmi.
• Mengapa ketepatan waktu dalam penulisan surat resmi penting?
• Ketepatan waktu dalam penulisan surat resmi sangat penting untuk menjaga kelancaran komunikasi dan kredibilitas Anda.
• Apa yang perlu diperhatikan dalam tanda tangan di surat resmi?
• Tanda tangan merupakan bagian penting dalam surat resmi. Pastikan tanda tangan Anda sesuai dengan kebijakan perusahaan atau instansi yang Anda wakili.
• Bagaimana cara menyebutkan lampiran dalam surat resmi?
• Jika terdapat lampiran dalam surat resmi, pastikan untuk menyebutkan lampiran tersebut dengan jelas di dalam isi surat. Lampiran yang terlampirkan dengan rapi dan benar akan memudahkan penerima surat dalam memahami informasi yang ingin disampaikan.
• Apa yang harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi?
• Dalam penulisan surat resmi, perhatikanlah struktur, bahasa, tata bahasa, penggunaan bahasa Inggris, ketepatan waktu, tanda tangan, dan lampiran.
• Hal Apa Saja yang Perlu Diperhatikan Dalam Menulis Alamat Tujuan?
• Yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat tujuan adalah alamat pengirim dan alamat penerima. 
• Apa Bagian Terpenting Dari Pembuatan Surat Resmi? 
• Bagian terpenting dari pembuatan surat resmi adalah Tanda Tangan.

Bacaan Terkait Surat Resmi

• Hal-Hal Berikut Harus Diperhatikan Dalam Membuat Surat Resmi Kecuali
  
  
• Berikut Yang Tidak Harus Diperhatikan Dalam Membuat Surat Resmi
  
  
• Apa Saja Yang Perlu Diperhatikan Dalam Pembuatan Surat Dinas
  
  
• Penulisan Lampiran Dalam Surat Dinas Yang Benar
  
  
• Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Surat Resmi
  
  
• Sebutkan Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Ketika Menyunting Surat Dinas
  
  
• Berikut Yang Tidak Harus Diperhatikan Dalam Membuat Surat Resmi Yaitu
  
  
• Hal Apa Saja Yang Dapat Diperhatikan Ketika Menulis Surat Resmi Jelaskan

 

Video Terkait Surat Resmi

 

Kata Kunci Terkait: menulis surat resmi, contoh undangan surat dinas.