PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PIUTANG USAHA

Prinsip-prinsip pengendalian internal yang telah dibahas dalam Modul 6 yang lalu dapat digunakan sebagai dasar dalam penetapan pengendalian atas piutang usaha (piutang dagang). Kalau kita berbicara mengenai pengendalian internal atas piutang usaha, maka sesungguhnya yang menjadi pusat perhatian kita adalah bagimana pengamanan yang akan efisien dan efektif dilakukan atas piutang usaha, baik dari segi pengamanan atas perolehan fisik kas, pemisahan tugas (termasuk masalah otorisasi persetujuan kredit), sampai pada tersedianya data catatan akuntansi yang akurat. Setiap pengajuan kredit yang dilakukan oleh calon pembeli haruslah diuji atau dievaluasi terlebih dahulu kelayakan kreditnya. Bagian penjualan tidak boleh merangkap bagian kredit. Persetujuan pemberian kredit hanya boleh dilakukan oleh manajer kredit. Manajer penjualan tidaklah memiliki otorisasi atau wewenang untuk menyetujui proposal kredit pelanggan. Apabila bagian penjualan merangkap bagian kredit, maka dikhawatirkan (terutama apabila komisi penjualan ditetapkan berdasarkan pada besarnya omset penjualan) seluruh proposal kredit (tanpa kecuali) yang diajukan calon pembeli akan langsung disetujui tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu. Dalam hal ini, kemungkinan besar risiko akan muncul terutama terhadap calon pembeli dengan peringkat kredit yang buruk. Dalam praktik, ketiadaan pemisahan tugas antara fungsi penjualan dengan fungsi kredit, ditambah lagi dengan kurang tepatnya dasar penghitungan komisi, seringkali menimbulkan peluang terjadinya tindakan kecurangan. Tidak mustahil, karyawan bagian penjualan akan berusaha memperbesar komisi penjualan dengan cara yang tidak benar; di mana oknum bagian penjualan akan membuat seolah-olah penjualan barang dagangan ke pelanggan sungguhan terjadi, padahal penjualan tersebut dilakukan secara fiktif (barang tidak dijual ke pelanggan sungguhan namun, disembunyikan). Nanti, begitu komisi diperoleh, oknum karyawan tadi akan mengembalikan barang yang telah disembunyikannya, seolah-olah telah terjadi retur dari pembeli.

PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PIUTANG USAHA

Baca juga PIUTANG USAHA YANG TIDAK DAPAT TERTAGIH

Pengendalian Internal Atas Piutang Usaha - Prinsip-prinsip pengendalian internal yang telah dibahas dalam postingan artikel yang lalu dapat digunakan sebagai dasar dalam penetapan pengendalian atas piutang usaha (piutang dagang). Kalau kita berbicara mengenai pengendalian internal atas piutang usaha, maka sesungguhnya yang menjadi pusat perhatian kita adalah bagimana pengamanan yang akan efisien dan efektif dilakukan atas piutang usaha, baik dari segi pengamanan atas perolehan fisik kas, pemisahan tugas (termasuk masalah otorisasi persetujuan kredit), sampai pada tersedianya data catatan akuntansi yang akurat.

Setiap pengajuan kredit yang dilakukan oleh calon pembeli haruslah diuji atau dievaluasi terlebih dahulu kelayakan kreditnya. Bagian penjualan tidak boleh merangkap bagian kredit. Persetujuan pemberian kredit hanya boleh dilakukan oleh manajer kredit. Manajer penjualan tidaklah memiliki otorisasi atau wewenang untuk menyetujui proposal kredit pelanggan. Apabila bagian penjualan merangkap bagian kredit, maka dikhawatirkan (terutama apabila komisi penjualan ditetapkan berdasarkan pada besarnya omset penjualan) seluruh proposal kredit (tanpa kecuali) yang diajukan calon pembeli akan langsung disetujui tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu. Dalam hal ini, kemungkinan besar risiko akan muncul terutama terhadap calon pembeli dengan peringkat kredit yang buruk.

Dalam praktik, ketiadaan pemisahan tugas antara fungsi penjualan dengan fungsi kredit, ditambah lagi dengan kurang tepatnya dasar penghitungan komisi, seringkali menimbulkan peluang terjadinya tindakan kecurangan. Tidak mustahil, karyawan bagian penjualan akan berusaha memperbesar komisi penjualan dengan cara yang tidak benar; di mana oknum bagian penjualan akan membuat seolah-olah penjualan barang dagangan ke pelanggan sungguhan terjadi, padahal penjualan tersebut dilakukan  secara fiktif (barang tidak dijual ke pelanggan sungguhan namun, disembunyikan). Nanti, begitu komisi diperoleh, oknum karyawan tadi akan mengembalikan barang yang telah disembunyikannya, seolah-olah telah terjadi retur dari pembeli.

Seperti kita ketahui, penerapan pengendalian internal memang tidak terlepas dari biaya-biaya tambahan yang harus dikorbankan perusahaan. Dalam hal ini, ingat kembali bahwa perusahaan pada dasarnya harus mempertimbangkan atau membandingkan antara besarnya biaya tambahan yang akan dikeluarkan (dalam rangka efektifnya pemisahan tugas) dengan manfaat yang diperoleh. Atas dasar pertimbangan cost dan benefit tadi, apabila perusahaan pada akhirnya lebih memilih untuk merangkap kedua fungsi (antara fungsi persetujuan kredit dengan fungsi penjualan), maka dasar penghitungan komisi haruslah berdasarkan pada tingkat kolektibilitas piutang, bukan omset penjualan. Artinya, komisi penjualan akan dihitung berdasarkan pada besarnya piutang usaha (yang ditimbulkan dari penjualan kredi) yang telah berhasil ditagih atau dikonversi menjadi uang kas.

Akan tetapi, secara normatif, jika kita berbicara mengenai pemisahan tugas (dalam kaitannya dengan pengendalian internal atas piutang usaha), maka harus adanya pemisahan fungsi antara bagian persetujuan kredit, bagian penjualan, bagian pencatatan (akuntansi), dan bagian penagihan. Fungsi persetujuan kredit dan fungsi pembukuan memegang peranan sebagai pengecek keabsahan penjualan. Karyawan yang menangani pencatatan piutang usaha tidak boleh ikut terlibat dalam aktivitas penagihan.

Baca juga PENGAKUAN ATAS USAHA

Demikianlah penjelasan tentang pengendalian internal atas piutang usaha, semoga bermanfaat.