ANALISIS BAGIAN II (ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM)

Hasil dokumentasi dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi fungsionalitas apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsionalitas ini sebenarnya mencerminkan kebutuhan sistem. Pada artikel ini kita akan membahas lebih lanjut tentang bagaimana menentukan kebutuhan sistem (system requirement). SYSTEM REQUIREMENT (KEBUTUHAN SISTEM) Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistm yang mewadahi kebuthan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Penentuan kebutuhan sistem merupakan langkah yang paling krusial dalam tahapan SDLC. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai berikut: Pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem.

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Analisis Bagian II (Analisis Kebutuhan Sistem) -Hasil dokumentasi dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi fungsionalitas apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsionalitas ini sebenarnya mencerminkan kebutuhan sistem. Pada artikel ini kita akan membahas lebih lanjut tentang bagaimana menentukan kebutuhan sistem (system requirement).

SYSTEM REQUIREMENT (KEBUTUHAN SISTEM)

Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistm yang mewadahi kebuthan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Penentuan kebutuhan sistem merupakan langkah yang paling krusial dalam tahapan SDLC. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai berikut:

1. Pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem.
2. Pernyataan tentang karakteristik yang harus dimiliki sistem.

TIPE-TIPE KEBUTUHAN SISTEM

Untuk mempermudah analis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis. Jenis pertama adalah kebuthan fungsional (functional requirement). Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfuntional requirements). Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi: 

OPERASIONAL

Pada bagian ini harus dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan beroperasi. Platform sistem yang dipakai didefinisikan, apakah menggunakan Windoes atau Linux misalnya. Perangkat lunak untuk mengembangkan sistem juga ditentukan. Perangkat keras spesifik yang diperlukan juga ditentukan. Arsitektur sistem juga dijelaskan, apakah 2-tier, 3-tier, atau yang lainnya.

KINERJA

Pada bagian ini dijelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dalam mengolah data, menampilkan informasi, dan secara keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang ditanganinya. Efisiensi dari perangkat lunak juga dicantumkan.

KEAMANAN

Kebutuhan keamanan berisi pernyataan tentang mekanisme pengalaman aplikasi, data, maupun transaksi yang akan diimplementasikan pada sistem. SIstem password yang digunakan akan seperti apa dan perangkat keras spesifik untuk pengamanan sistem juga dideskripsikan.

POLITIK DAN BUDAYA

Kebutuhan yang isinya menyangkut atau berhubungan dengan isu politik dan budaya ditentukan di sini. Isi yang secara politik dan budaya harus dijamin tidak menimbulkan persepsi negatif terhadap sistem.

Berikut contoh sebuah dokumen kebutuhan sistem untuk pengembangan sistem informasi perpustakaan berbasis komputer:

KEBUTUHAN FUNGSIONAL

Sistem Harus Dapat Melakukan Entri Buku yang Berhubungan dengan Pendataan Buku:

1. Pengguna bisa memasukkan berbagai jenis buku beserta dengan kode buku, kategori buku, judul buku, penerbit, pengarang, jumlah halaman, ISBN buku, dan lain-lain.
2. Pengguna bisa menambahkan koleksi buku baru yang akan di keluarkan.
3. Pengguna bisa menghitung berapa jumlah koleksi buku yang ada secara keseluruhan.
4. Pengguna dapat menampilkan berapa jenis atau kategori koleksi buku yang ada beserta jumlahnya.
5. Pengguna dapat menampilkan jenis buku berdasarkan kategori tertentu beserta jumlah bukunya.
6. Pengguna dapat mencari koleksi buku berdasarkan pengarang, penerbit, judul, dan lain-lain.
7. Pengguna dapat menampilkan nama buku yang paling sering dipinjam.
8. Pengguna dapat mengganti beberapa kode buku dan lain-lain yang berhubungan dengan buku.
9. Pengguna dapat menghapus beberapa jenis buku, judul buku, dan sebagainya yang sudah rusak atau hilang.
10. Pengguna dapat mengurutkan buku berdasarkan kode, judul buku, jumlah halaman, dan lain-lain.
11. Pengguna dapat menampilkan buku yang belum diberi kode.
12. Pengguna dapat mengelompokkan buku berdasarkan pengarang dan judul buku apa saja yang telah ditulis yang ada di perpustakaan.

Sistem Harus Dapat Melakukan Pendataan Anggota

1. Pengguna dapat memasukkan anggota baru dengan memasukkan kode anggota, nama, alamat, dan nomor telepon.
2. Pengguna dapat menampilkan biaya pendaftaran anggota yang harus dibayarkan.
3. Pengguna dapat mencetak kartu anggota baru.
4. Pengguna dapat menampilkan dan menghitung berapa jumlah anggota yang ada secara keseluruhan.
5. Pengguna dapat menampilkan data jumlah anggota yang berada pada daerah kecamatan yang sama.
6. Pengguna bisa menambahkan data anggota baru.
7. Pengguna bisa mengubah data anggota apabila alamat atau nomor telepon anggota berubah.
8. Pengguna dapat menampilkan anggota yang paling sering meminjam serta kategori buku yang dipinjam.
9. Pengguna dapat menampilkan data peningkatan atau penurunan anggota baru setiap tahunnya.

 Sistem Harus Dapat Melakukan Transaksi Peminjaman

1. Pengguna dapat mencatat semua transaksi peminjaman.
2. Pengguna dapat memasukkan data-data dari anggota baik nama, alamat, nomor telepon,d an lain-lain.
3. Pengguna dapat memasukkan jumlah buku yang di pinjam.
4. Pengguna dapat memasukkan judul buku, nama pengarang, dan nama penerbit.
5. Pengguna dapat menampilkan tanggal kembali buku yang dipinjam.
6. Pengguna dapat mengetahui apakah anggota sudah mengembalikan buku yang dipinjam.
7. Pengguna dapat menampilkan anggota yang paling sering meminjam.

Sistem Harus Dapat Melakukan Transaksi Pengembalian

1. Pengguna dapat mencatat semua transaksi pengembalian.
2. Pengguna dapat menampilkan judul buku, nama pengarang, dan nama penerbit dari buku yang dikembalikan.
3. Pengguna dapat menampilkan denda yang harus dibayar oleh peminjam buku (denda 1 buku Rp100/hari).
4. Pengguna dapat mengetahui total keseluruhan buku yang dipinjam.
5. Pengguna dapat menampilkan tanggal pengembalian buku. 
6. Pengguna dapat menampilkan judul buku, nama pengarang, dan nama penerbit buku apabila peminjam menghilangkan buku yan gdipinjam.
7. Pengguna dapat menampilkan harga buku yang harus diganti oleh anggota apabila buku tersebut hilang.
8. Pengguna dapat mengetahui nama buku yang belum dikembaliakn oleh peminjam/anggota.
9. Pengguna dapat mengetahui nama anggota, alamat anggota yang belum mengembalikan buku, dan tanggal buku tersebut harus dikembalikan.

Sistem Harus Dapat Melakukan Laporan Keuangan Secara Otomatis

1. Pengguna dapat menampilkan laporan pendapatan yang diterima baik berdasarkan tanggal tertentu, bulan tertentu, atau tahun tertentu.
2. Pengguna dapat menampilkan laporan pendapatan yang diterima, baik berdasarkan biaya pendaftaran anggota baru atau anggota yang mempebaharui kartu anggota dan denda yang dibayarkan oleh anggota.
3. Pengguna dapat mengetahui jumlah biaya-biaya yang dikeluarkan dan untuk apa biaya-biaya tersebut.
4. Pengguna dapat mengetahui jumlah dana yang digunakan untuk pembelian buku baru serta jumlah buku yang harus dibeli.
5. Pengguna dapat mengetahui atau mengecek jumlah laba kotor maupun laba bersihnya dari pendapatan yang di terima.
6. Pengguna dapat menampilkan jumlah kas yang dapat digunakan. 

KEBUTUHAN NONFUNGSIONAL

OPERASIONAL

1. Digunakan pada sistem operasi Microsoft Windoes XP, Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000.
2. Spesifikasi komputer minimum Pentium III.
3. Kebutuhan memori 128 MB - 256 MB RAM.
4. Bisa dilengkapi barcode reader.
5. Printer untuk mencetak kartu anggota dan laporan keuangan maupun yang lain-lain.

SEKURITI

1. Sistem aplikasinya maupun databasenya dilengkapi password.
2. Dilengkapi dengan kamera untuik mengawasi anggota yang membaca di ruang baca dan ruang penyimpanan tas yang tersambung ke komputer.

INFORMASI

1. Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh pengguna salah.
2. Digunakan untuk menampilkan prosedur pendaftaran anggota baru. 

KINERJA

1. Waktu untuk transaksi peminjaman buku dibatasi 2 menit.
2. Waktu untuk transaksi pengembalian buku dibatasi 1 menit.
3. Jumlah transaksi peminjaman dan pengembalian. 

TEKNIK PENGUMPULAN KEBUTUHAN

Dalam menyusun kebutuhan, ada beberapa teknik yang biasa digunakan. Pada uraian berikut kita akan membahas beberapa teknik pengumpulan kebutuhan yang biasa digunakan.

WAWANCARA

Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan. Langkah-langkah dasar dalam teknik wawancara adalah:

1. Memilih target wawancara
2. Mendesain pertanyaan-pertanyaan untuk wawancara
3. Persiapan wawancara
4. Melakukan wawancara
5. Menindak lanjut hasil wawancara 

Wawancara adalah metode paling mudah digunakan, jika sistem yang dianalisis tidak terlalu besar. Sebagai contoh, untuk melakukan wawancara pada seluruh petugas perpustakaan rasanya tidak ada kesulitan, karena personelnya tidak terlalu banyak. Tetapi jika sistem informasi yang dibangun berskala enterprise, metode wawancara akan memakan waktu yang sangat besar karena banyak departemen-departemen harus diwawancarai secara terpisah. Belum lagi kalau beberapa informasi harus dikroscek dengan beberapa departemen sekaligus.

JOINT APPLICATION DEVELOPMENT

Untuk mengatasi masalah pada teknik wawancara, terutama untuk pengembangan sistem berskala besar, digunakan metode Joint Application Development (JAD). JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-sama. Teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi sampai 50%.

Pelaku JAD

1. Fasilitator
   Fasilitator menjembatani komunikasi antara pengguna sistem dan pembuat sistem selama proses diskusi berlangsung. Fasilitator harus benar-benar terlatih untuk teknik JAD, shingga komunikasi benar-benar bisa efektif. Fasilitator juga bertugas menyiapkan agenda dan memandu proses kelompok dalam menentukan kebutuhan sistem.
2. Scribe
   Scribe adalah peserta JAD yang bertugas untuk mencatat isi dan sesi JAD. TUgas ini harus dilakukan secara sangat teliti karena hasil catatan inilan yang merupakan bahan mentah untuk kebutuhan sistem yang akan dirumuskan.
3. Pengguna dan manajer dari perusahaan yang akan dibuat sistemnya.

KUISIONER

Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak orang. Kuisioner dilakukan secara tertulis (paper based) atau secara elektronik. Biasanya sampel dipillih untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil kuisioner diperoleh diperlukan analisis untuk mengambil data yang sesuai dengan keperluan pengumpulan kebutuhan.

ANALISIS DOKUMEN

Teknik ini dilakukan dengan mempelajari material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan, manual kebijakan, grafik organisasi. Untuk perusahaan atau organisasi berskala kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi. Cara ini adalah cara yang efektif untuk menyususn kebutuhan sistem.

OBSERVASI

Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadang-kadang pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analis. Teknik observasi biasanya dilakukan bersama-sama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lain.

STUDI KASUS

HASIL ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM FUNGSIONAL

Analisis Kebutuhan Sistem
Sistem harus bisa menampilkan pendataan guru dan karyawan

1. Pengguna dapat menampilkan jumlah guru dan karyawan yang bekerja di yayasan tersebut.
2. Pengguna dapat menampilkan kelompok guru atau karyawan menurut jabatan.
3. Pengguna dapat mencetak kartu guru dan karyawan.
4. Sistem harus bisa menampilkan jumlah gaji guru dan karyawan.
5. Pengguna dapat memproses gaji guru dan karyawan sesuai dengan jabatan.
6. Pengguna dapat menampilkan rekap absen dari guru dan karyawan.
7. Pengguna dapat menampilkan jumlah gaji guru dan karyawan.
8. Pengguna dapat mencetak slip gaji.
9. Pengguna dapat menampilkan laporan gaji guru dan karyawan setiap bulannya.

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM NONFUNGSIONAL

1. Operasional
   • Menggunakan sistem operasi Windows XP SP 2
   • Intel Pentium IV or Higher Prosesor
   • 256-512 MB of RAM
   • Printer untuk mencetak slip gaji, kartu anggota, dan laporan penggajian
   • Magnetic Card Reader
   
   
2. KeamananDilengkapi password untuk sistem aplikasi maupun databasenya dan hanya bisa diakses oleh admin saja, pengguna biasa tidak bisa.
   
   
3. Informasi
   • Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan salah.
   • Digunakan untuk menampilkan slip gaji.
   
   
4. Kinerja Waktu untuk pemrosesan gaji guru dan karyawan dibatasi 1 menit ditambah cetak slip gaji.

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI