PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PEMBAYARAN KAS

Kas mungkin dikeluarkan untuk berbagai tujuan (alasan), seperti misalnya untuk membayar beban-beban tertentu (baik sebagai pengeluaran operasional ma

PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PEMBAYARAN KAS

Pengendalian Internal Atas Pembayaran Kas - Kas mungkin dikeluarkan untuk berbagai tujuan (alasan), seperti misalnya untuk membayar beban-beban tertentu (baik sebagai pengeluaran operasional  maupun non operasional), untuk membayar utang kepada pemasok, bankir, atau pihak kreditur lainnya, serta bisa juga kas di keluarkan untuk membeli aktiva. Pada umumnya, pengendalian internal atas pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan  dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, dari pada dengan melibatkan uang kas secara langsung. Pengecualian dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana pengeluaran-pengeluaran ini mungkin dapat dibiayai lewat dana kas kecil  (petty cash fund).

Baca juga PENGGUNAAN REKENING BANK

Pengendalian internal atas pembayaran kas seharusnya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk transaksi-transaksi yang benar-benar telah diotorisasi dengan semestinya. Di samping itu, budgeting juga dapat menjadi sebagai salah satu  alat kontrol untuk memastikan bahwa uang kas telah digunakan secara efisien. Biasanya, manajer keuangan perusahaan secara berkala akan menyusun anggaran pengeluaran kas dengan penuh hati-hati, dan nantinya pada setiap akhir periode kinerja dari anggaran pengeluaran kas ini akan dievaluasi secara cermat untuk mengetahui lebih lanjut faktor-faktor penyemodul terjadinya pengeluaran kas yang menyimpang jauh dari atau di luar anggaran.

Pengendalian internal sesungguhnya juga harus dapat menjamin bahwa setiap kejadian ekonomi yang sifatnya akan menghemat pengeluaran kas benar-benar telah di manfaatkan dengan semestinya untuk kepentingan perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi oknum karyawan tertentu. Sebagai contoh, seharusnya kalau pengendalian internal telah diterapkan dengan baik, seperti yang sering terjadi dalam kasus di perusahaan dagang, maka dapat dipastikan bahwa tidak akan mungkin seorang karyawan dapat dengan leluasa melakukan penggelapan kas atas potongan pembelian (purchase discounts) yang diberikan oleh pemasok.

Untuk menjamin pengendalian internal yang baik maka pemisahan tugas (segregation of duties) sangat mutlak diperlukan. Sudah dapat dipastikan apa yang akan terjadi apabila bagian pembelian juga merangkap dengan bagian pembayaran dan pembukuan. Dalam hal ini, kemungkinan besar dapat di pastikan bahwa akan terjadi yang namanya employee fraud (tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan). Kalau pengendalian internal tidak diterapkan dengan baik, maka tidak hanya potongan pembelian, tetapi potongan dagang (trade discounts) juga akan atau dapat dimanipulasi. Potongan pembelian diberikan oleh pemasok kepada perusahaan atas pembayaran yang dilakukan dalam waktu yang segera sesuai dengan periode  potongan yang tertera  dalam credit term. Sedangkan potongan dagang adalah potongan langsung yang diberikan oleh pemasok kepada perusahaan atas pembelian barang dalam jumlah atau partai besar.

Baca juga REKONSILIASI BANK

Pada umumnya, pengendalian internal baru diterapkan oleh perusahaan dengan skala  bisnis ukuran menengah ke atas, yang di mana kegiatan operasionalnya sudah semakin kompleks dan jenjang otorisasi mulai semakin meluas (bertingkat). Penerapan atas pengendalian internal mengharuskan perusahaan untuk mau tidak mau mengeluarkan tambahan biaya. Pada prinsipnya, manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian internal harus lebih besar di banding pengorbanan yang dikeluarkan.

Pada perusahaan kecil, seorang manajer mungkin dapat dengan leluasa menandatangani setiap cek tanpa limit otorisasi. Sedangkan untuk perusahaan dengan skala bisnis ukuran menengah ke atas, maka biasanya manajer keuangan atau kepala cabang memiliki batas-batas jumlah tertentu dalam hal penandatangan cek atau melakukan pembayaran. Sebagai contoh bahwa manajer keuangan yang ada di kantor pusat mungkin hanya boleh menyetujui pembayaran-pembayaran yang jumlahnya tidak melebihi 50 juta rupiah. Sehingga jika kebutuhan pembayaran melebihi jumlah tersebut, maka harus mendapat otorisasi khusus  dari pimpinan yang ada diatasnya, dalam hal ini misalnya adalah otorisasi dari direktur  keuangan. Perusahaan yang memiliki beberapa kantor cabang juga biasanya akan memberlakukan batas otorisasi pembayaran kas atau penandatangan cek yang bervariasi antara kepala cabang yang satu dengan kepala cabang lainnya. Misalnya saja bahwa kepala cabang Surabaya diperbolehkan (memiliki otorisasi) untuk melakukan pembayaran kas atau penandatanganan cek sampai dengan 40 juta rupiah, tetapi mungkin kepala cabang Cirebon hanya memiliki batas otorisasi maksimum 20 juta rupiah. Hal ini dapat dimengerti sehubungan dengan kebutuhan dana kas operasional yang berbeda.

Dalam praktik, banyak sekali tindakan kecurangan yang terjadi sebagai akibat dari lemahnya pengendalian internal. Masalah pengendalian internal lainnya yang tidak kalah penting (disamping masalah pemisahan tugas dan limit otorisasi seperti yang telah di bahas di atas) adalah mengenai masalah keabsahan dokumen. Seringkali dokumen bukti pembayaran kas dimanipulasi. Contoh yang paling sering terjadi adalah melebih-lebihkan jumlah penggantian atas biaya perjalanan dinas (seperti biaya makan, transport, atau uang, bensin dan lain-lain) juga klaim atas penggantian biaya kesehatan (biaya berobat maupun penggantian kacamata). Perlu juga diperhatikan bahwa dokumen tagihan yang telah dibayar lunas harus segera diberi stempel “lunas” (“paid”) untuk menghindari terjadinya pengulangan kembali oleh oknum karyawan yang tidak bertanggung jawab.

Secara garis besar berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip pengendalian internal atas pembayaran kas dengan menggunakan cek :

1. Hanya pejabat tertentu saja yang secara khusus memiliki otorisasi untuk menandatangani cek (biasanya manajer keuangan).
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menyetujui pembayaran kas, melakukan pembayaran kas, dan yang mencatat/ membukukan pengeluaran kas.
3. Menggunakan cek yang telah bernomor urut tercetak, setiap cek harus dilampiri dengan bukti tagihan.
4. Simpanlah blangko cek yang belum terpakai (yang telah bernomor urut tercetak tadi) dalam save deposit box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki akses untuk membukanya, cetak jumlah nilai cek yang akan dibayarkan dan tujuan serta penerimaan pembayaran dengan menggunakan mesin cetak.
5. Dilakukan pengecekan independen atau verifikasi internal. Bandingkan antara cek dengan bukti tagihan dan cocokkanlah dengan laporan bank atau rekening Koran bulanan.
6. Faktur tagihan yang telah dibayar lunas (invoices) yang telah dibayar lunas harus diberi stempel lunas (“paid”).