Rapat merupakan salah satu arena yang paling subur bagi office idiot untuk menunjukkan keluasan dari perilakunya yang biasanya membuat sebagian pesert
Terburu-Buru
Salah satu cara paling populer yang dilakukan office idiot dalam membuat masalah perihal rapat sebelum dimulai adalah kecenderungan mereka untuk memulai rapat itu lebih cepat dari waktu yang sudah dijadwalkan. Ambil contoh ketika manajer Anda memiliki kebiasaan yang menyebalkan dengan memulai rapat lebih cepat lima sampai sepuluh menit. Ketika Anda muncul di jam yang sudah ditetapkan, pembahasannya sudah dimulai, dan manajer Anda memberikan tatapan menyebalkan ketika Anda memasuki ruangan. Anda melihat diri Anda sendiri sebagai orang yang tepat waktu, dan Anda merasa kesal karena manajer Anda memulai rapatnya lebih cepat dan lalu memelototi Anda ketika Anda tiba tepat waktu. Anda bertanya-tanya apakah layak untuk mengatakan sesuatu kepadanya mengenai hal ini, atau hanya membiarkannya saja.
Di satu sisi, tidak diragukan lagi bahwa manajer Anda sedang memasuki ranah kebodohan kantor dengan menjadwalkan rapat pada satu waktu dan kemudian memulai rapat itu di waktu yang berbeda. Lagipula, apakah sesulit itu bagi dirinya untuk memilih jam rapat dan mematuhi pilihan itu? Mungkin dia meyakini bahwa rapat yang dimulai lebih cepat ini akan membuat para karyawan lebih menyiapkan diri untuk menghadiri rapatnya atau akan membuat durasi rapat menjadi lebih singkat. Dia juga mungkin berasumsi bahwa ketika tiba waktu yang sebenarnya untuk rapat, rapatnya sudah dimulai. Tentu saja, kenyataannya adalah tidak ada gunanya untuk memulai lebih cepat guna mendapatkan hasil-hasil seperti itu.
Sementara ini memang kasus kebodohan prarapat, ini juga masalah memilih pertempuran Anda. Apakah Anda benar-benar ingin mencampuradukkan hal ini dengan manajer Anda dalam hal keanehan yang bodoh ini? Manajer Anda nampaknya menganut praktik memulai rapat lebih awal. Lagipula, apabila diskusi tersebut sudah dimulai ketika Anda tiba di ruangan, rekan-rekan Anda tidak akan mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan pembahasan yang sudah dilakukan sebelumnya oleh manajer anda.
Kecenderungan manajer Anda untuk memulai rapatnya lebih cepat lima sampai sepuluh menit kemungkinan besar adalah kebiasaannya. Hal ini berarti bahwa sedikit sekali yang bisa Anda katakan kepadanya untuk menghentikan hal ini. Kebiasaan merupakan hal yang sangat berurat akar dan abadi, seperti yang mungkin sudah Anda ketahui sendiri saat berusaha untuk menghentikan beberapa kebiasaan Anda, percakapan yang bisa dibilang cerdas tampaknya tidak akan banyak berpengaruh.
Apabila Anda masih merasa terdorong untuk mengatakan sesuatu kepada manajer Anda mengenai hal ini, sebaiknya mengatakan, "Saya tahu bahwa Anda memulai rapat ini lebih cepat lima sampai sepuluh menit, dan lain kali saya akan sampai di sana lebih cepat." Dengan pendekatan ini, manajer Anda hanya bisa setuju dengan apa yang Anda katakan, dan Anda telah menghilangkan segala hal negatif yang mungkin terjadi sebagai akibat "keterlambatan" Anda. Dan jika dengan beberapa keajaiban dia tidak menyadari bahwa dia telah memulai rapat ini jauh lebih cepat dari yang dijadwalkan, Anda telah mengingatkannya akan hal ini tanpa mempermalukannya.
Dalam segala hal, jika Anda tidak lagi menginginkan tatapan mencemooh yang ditujukan kepada Anda oleh manajer Anda, Anda dapat menyelesaikan masalah ini hanya dalam lima atau sepuluh menit.
Sampai Nanti
Bersama dengan legiun office idiot yang memulai rapat mereka lebih awal, ada batch yang juga sama menariknya dari peserta bodoh yang dengan paham yang dianutnya memaksa mereka untuk datang terlambat, terkadang sangat terlambat, dalam setiap rapat.
Mari sejenak berasumsi bahwa Anda adalah seorang manajer yang mengadakan rapat rutin dengan rekan sesama manajer Anda. Anda berulang kali menemukan bahwa beberapa rekan Anda tidak merasa menyesal ketika datang terlambat. Anda sudah berbicara mengenai hal ini kepada mereka, dan Anda sudah mencoba segala macam strategi persuasif yang dapat membuat mereka mengubah kebiasaan mereka dan waktu di jam mereka. Pada saat ini, mereka tahu bahwa Anda menganggap keterlambatan mereka sebagai suatu hal yang kasar, tak berperasaan, ugal-ugalan, mengganggu, dan benar-benar jahat. Tetapi mereka juga tahu bahwa mereka akan tetap datang terlambat pada rapat berikutnya.
Sebelum melihat pada peserta ini, langkah pertama adalah untuk benar-benar memperhatikan rapat Anda. Ini adalah saat yang tepat untuk meninjau ulang isi dari rapat Anda, lamanya rapat, penempatan waktu, dan tujuan rapat, bersamaan dengan kebutuhan setiap individu yang diundang untuk benar-benar hadir di dalam rapat itu. Salah satu pertanyaan paling penting tentang rapat apa pun adalah apakah rapat tersebut memang benar-benar harus diadakan. Apabila rapat-rapat Anda berfokus pada informasi terbaru dan ulasan, hal tersebut bisa saja diganti dengan memo, panggilan telepon, atau email. Rapat akan cenderung lebih efektif untuk topik-topik yang membutuhkan pengambilan keputusan bersama atau pemecahan masalah.
Jika Anda mengambil pendekatan yang lebih murah hati dan menunda jam rapat Anda sampai mereka tiba, Anda hanya menguntungkan sekelompok orang yang datang terlambat dan menghukum orang-orang yang datang tepat waktu. Hal ini akan lebih menyebabkan lebih banyak lagi manajer-manajer yang datang terlambat, jelas, bukan strategi yang bagus. Kuncinya adalah untuk memberitahu semua orang yang diundang kapan dan sampai jam berapa rapat itu akan diadakan, kemudian tetaplah berpatokan pada jadwal tersebut apa pun yang terjadi. Kirimkan pengingat sebelum rapat dimulai, bersama dengan rencana rapat. Di dalam rapat, biarkan diskusi berjalan, tidak melenceng, dan tepat waktu.
Jika berbagai peserta masih datang terlambat, jangan hentikan rapat untuk memberikan rekap kepada mereka. Sebaliknya, katakan kepada mereka yang datang terlambat, "Nanti kita adakan rapat lagi dan saya akan menginformasikan pembahasan yang telat Anda dapatkan," kemudian lanjutkan pembahasan Anda ketika kelompok orang-orang yang datang terlambat memutuskan untuk menyapa semua orang dengan kehadiran mereka.
Lagipula, jika Anda memberikan rekap kepada mereka yang datang terlambat, apakah Anda akan memberikan rekap lagi ketika ada office idiot lain yang datang sepuluh menit kemudian? Dan bagaimana pula dengan idiot yang datang setelah itu?
Diperlakukan Paling Bawah
Bukan hanya merupakan ide yang bagus untuk mengirimkan agenda rapat sebelum acara tersebut dimulai, tetapi dalam banyak kasus juga akan lebih bermanfaat untuk meminta masukan dari para peserta mengenai topik yang akan dibahas. Akan tetapi, meskipun dalam kasus ketika para manajer menggunakan kedua cara ini, masih ada kesempatan yang besar bagi para office idiot.
Salah satu contoh paling umum terjadi dalam rapat mingguan. Anggap saja manajer Anda mengadakan rapat mingguan departemen dan bertanya kepada Anda dan rekan kerja Anda mengenai topik untuk agenda rapat. Anda mengirimkan email beberapa saran mengenai topik tersebut kepadanya, dan itulah saat masalahnya mulai terjadi. Intinya adalah manajer Anda selalu menempatkan topik-topik Anda diurutan paling bawah dalam agenda rapat. Sebagai hasilnya, ketika tiba giliran topik Anda yang akan dibahas, rapatnya sudah nyaris selesai dan semua orang sudah bersiap-siap untuk keluar ruangan. Pada saat itu, manajer Anda meminta agar Anda memberikan ringkasan secara cepat. Anda terburu-buru menyampaikan komentar-komentar, mengabaikan poin-poin yang seharusnya bisa dijadikan bahan diskusi, dan kemudian menyelesaikan topik tersebut untuk dikomentari oleh peserta rapat. Karena manajer Anda telah menjelaskan bahwa topik Anda tidak terlalu penting dan karena semua orang sudah bersiap untuk keluar, maka diasumsikan bahwa gambaran sepintas mengenai topik Anda sudah cukup. Mungkin manajer Anda bertanya jika ada komentar lain mengenai topik ini, dan semua orang saling memandang sekeliling dan tidak mengatakan apa-apa. Lalu, usai sudah. Semua orang bangkit dan berjalan keluar ruangan, meninggalkan Anda dan barang-barang Anda begitu saja.
Di satu sisi, manajer Anda mengambil tindakan yang tepat dengan terlebih dahulu meminta masukan dari peserta rapat mengenai masalah yang akan dibahas dalam rapat yang akan datang. Dan tentu saja merupakan ide yang bagus buat Anda untuk memberikan topik-topik yang pantas untuk dimasukkan ke dalam agenda rapat. Masalahnya adalah manajer Anda menjalankan rapat ini seperti layaknya office idiot yang klasik. Dia tidak mengalokasikan waktu yang cukup untuk membahas semua topik, dan nampaknya dia kurang memiliki rasa prioritas dalam mematangkan agenda rapat.
Nampaknya manajer Anda membutuhkan lebih banyak informasi mengenai topik yang Anda ajukan. Dia tidak mengerti pentingnya masalah yang ingin Anda sertakan ke dalam pembahasan rapat itu, dan hal itu membuatnya semakin mudah untuk mendapatkan topik Anda di bagian paling bawah dari agenda rapat dan kemudian mengabaikan topik itu ketika tiba saatnya untuk mendiskusikan topik tersebut.
Satu strategi buat Anda adalah untuk melakukan lebih daripada sekadar mengirimkan topik tersebut kepada manajer Anda. Ketika dia meminta saran mengenai masalah yang akan didiskusikan dalam rapat-rapat ini, Anda harus menyerahkan topik Anda sekaligus memberikan kalimat singkat atau poin-poin yang menyoroti pentingnya topik-topik tersebut, dampaknya, dan tingkat kepentingannya. Strategi lain adalah untuk bertindak lebih tegas dalam rapat-rapat tersebut. Dengan mengikuti permintaan manajer Anda dan dengan cepat meringkas poin-poin dalam topik Anda, Anda membuat diri Anda dan topik Anda untuk dihentikan. Daripada terburu-buru menyampaikan poin-poin Anda sementara peserta lain sedang bersiap-siap untuk meninggalkan ruangan, Anda harus mengatakan apa yang ada dalam benak Anda, seperti, "Kita punya beberapa masalah penting yang masih perlu diatasi. Apakah kalian semua bisa tinggal sedikit lebih lama untuk mendiskusikannya, atau kalian lebih suka untuk mengadakan sebuah rapat terpisah dalam minggu ini?"
Perhatikan bahwa ini adalah pertanyaan dengan pilihan paksa. Dengan ungkapan ini, ini bukan masalah apakah mereka akan mengadakan rapat untuk mendiskusikan topik Anda; ini hanya masalah waktu. Apakah hal itu akan terjadi sekarang atau nanti?
Berubah Di Menit Terakhir
Ada juga office idiot yang mengatur rapat dan menetapkan waktu tertentu bagi peserta rapat untuk membuat persentasi, hanya untuk mengubah semua aturan dasar dan harapan-harapan pada menit terakhir.
Ambil kasus ketika manajer Anda telah menjadwalkan beberapa pertemuan untuk membangun komunikasi, koordinasi, dan kerja sama lintas departemen. Sebagai bagian dari program ini, dia meminta Anda untuk menyusun satu jam presentasi untuk grup Anda.
Setelah menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengerjakan proyek ini, tibalah hari yang ditunggu-tunggu dan Anda sudah siap untuk presentasi. Namun, lima menit sebelum saatnya Anda tampil, manajer Anda berkata bahwa waktunya tinggal sedikit dan Anda sangat harus mempersingkat presentasi Anda, tidak lebih dari dua puluh menit. Sebagai hasilnya, Anda terburu-buru menyampaikan semua hal, dan presentasi itu tidak berjalan dengan baik.
Hal ini menyebabkan Anda merasa malu, dan Anda merasa kegagalan ini disebabkan kesalahan manajer Anda. Dan yang menjadikannya lebih buruk lagi, manajer Anda membuat komentar kepada Anda yang mengindikasikan bahwa sangat disayangkan sekali presentasi Anda tidak berjalan dengan terlalu baik. Saat itu Anda hanya bisa diam saja, tetapi Anda ingin mengatakan kepadanya bahwa semua kesalahan itu merupakan kesalahan dirinya.
Sama menggodanya untuk menempatkan kesalahan pada manajer Anda, seperti latihan selalu ditakdirkan untuk menjadi sia-sia. Tindakan menyalahkan orang lain membuat orang yang suka menyalahkan terlihat seperti orang idiot, bahkan jika orang itu tidak ada hubungannya dengan hasil negatif tersebut. Selain itu, jika Anda menyalahkan manajer Anda, dia akan mengatakan bahwa presentasi Andalah yang seharusnya disalahkan, dan bahwa Anda seharusnya cukup bisa fleksibel untuk mengatasi perubahan di menit-menit terakhir. Sejak saat itu, hanya akan terjadi adu mulut saling lempar kesalahan, dan tidak ada yang dicapai atau terselesaikan, selain manajer Anda yang bahkan semakin marah kepada Anda.
Daripada berfokus saling menyalahkan, Anda akan merasa lebih puas dan sukses dengan berfokus kepada langkah-langkah yang bisa Anda lakukan saat ini untuk menghadapi masalah yang disebabkan oleh perubahan rencana itu. Contohnya, jika Anda terburu-buru menyampaikan slide, grafik, atau tabel-tabel Anda, salah satu langkah adalah Anda bisa menyediakan salinan dan membagikan salinan presentasi Anda tersebut kepada semua peserta rapat, mungkin dengan beberapa penjelasan untuk memperjelas temuan, analisis, dan rekomendasi Anda. Sebagai bagian dari tindak lanjut, Anda harus mengundang peserta tersebut untuk menghubungi Anda jika mereka mempunyai pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut.
Pada saat yang sama, pastikan untuk mewaspadai dan memikirkan tentang cara bagaimana Anda menghadapi situasi seperti ini di masa mendatang. Contohnya, jika manajer Anda terkenal suka membuat perubahan di menit terakhir, Anda harus tetap berhubungan dengannya saat Anda menyiapkan presentasi yang akan datang, sambil menekankan pentingnya memiliki waktu presentasi secara penuh. Dan saat Anda mengerjakan presentasi, tanyakan kepada diri Anda sendiri satu pertanyaan penting: Apa yang akan saya lakukan bila manajer saya memotong waktu presentasi?
Si Bodoh Yang Tahu Segalanya
Salah satu spesies yang lebih umum dari office idiot yang menghuni rapat adalah si bodoh yang berusaha menyajikan aura mengetahui semua personifikasi kebijaksanaan. Tentu saja, yang tidak disadari oleh orang ini adalah, bahwa orang yang benar-benar bijaksana tidak perlu untuk mempertunjukkan kecerdasan mereka kepada orang lain; hal itu dengan sendirinya terpancar. Orang yang senantiasa berusaha untuk menunjukkan kepada dunia betapa cerdasnya mereka sebenarnya malah hanya menunjukkan betapa tidak amannya mereka. Meskipun mereka berusaha meyakinkan orang-orang di sekeliling mereka bahwa mereka pusat pengetahuan, sebenarnya mereka hanya berusaha (dengan tidak berhasil) untuk meyakinkan diri mereka sendiri.
Katakanlah Anda menghadiri sebuah rapat departemen dan langsung merasa tidak enak di perut ketika rekan kerja Anda yang Mahatahu tersebut memasuki ruangan dan duduk. Orang ini memiliki tradisi untuk mengganggu setiap rapat yang dihadirinya, penciptaan dirinya sebagai seorang pemikir besar yang tidak perlu mendengarkan orang lain. Ia tak henti-hentinya mengeluarkan ide-ide yang tidak sesuai dan melenceng dari pembahasan, sering kali hanya demi berargumen, dan terlepas dari fakta bahwa ia benar-benar salah.
Ketika Anda berjumpa secara kebetulan dengan orang Mahatahu di sebuah rapat, dan dia membuat Anda muak, jelas pertanyaan pertama yang terlintas dalam pikiran adalah: Dimana pemimpin dari semua ini? Sementara mengadakan rapat terbuka yang sehat merupakan tujuan yang mulia, jika mulut salah satu peserta merupakan satu-satunya mulut yang terbuka dalam rapat-rapat tersebut, maka itu menjadi sebuah masalah. Dan ketika seorang peserta mengacaukan, mengganggu, dan keluar dari topik pembahasan rapat, saatnya bagi seorang pemimpin untuk menunjukkan kepemimpinannya.
Bagaimanapun juga, ada penjelasan untuk perilaku idiot rekan kerja Anda, dimana ia tak henti-hentinya memaksakan pendapatnya kepada orang lain, tidak mau mendengarkan, dan mengabaikan kenyataan bahwa ia merusak rapat tersebut. Perilaku semacam itu disebut dengan perilaku berorientasi kepada diri sendiri. Daripada berfokus pada pemenuhan kebutuhan rapat, perilaku orientasi kepada diri sendiri ini lebih terpusat untuk memenuhi kebutuhan diri mereka sendiri. Karyawan yang menunjukkan jenis perilaku semacam ini dapat diandalkan untuk satu hal: kinerja kerja yang berulang.
Daripada menunggu pertunjukkan berikutnya dari orang tersebut, Anda dan rekan sesama karyawan harus mengadakan rapat terpisah dengan manajer Anda untuk mengungkapkan kekhawatiran Anda, yang didukung dengan contoh-contoh dari perilaku ini, kapan saat peristiwa itu terjadi, dan dampak perilaku tersebut terhadap kinerja kelompok. Manajer Anda perlu melihat dampak negatif dan biaya yang disebabkan oleh tindakan-tindakan rekan kerja yang Mahatahu tersebut, begitu juga dengan manfaat yang akan diperoleh apabila orang tersebut dibatasi tindakannya. Manfaat tersebut termasuk lebih fokus terhadap rapat yang diadakan, lebih kreatif dalam berpikir dan membuat keputusan, rapat yang semakin produktif, dan penggunaan waktu yang lebih baik secara keseluruhan.
Atas dasar ini, Anda harus menggunakan pendekatan Socrates dengan menanyakan kepada manajer Anda, "Apakah ada sesuatu yang dapat kami lakukan untuk membantu mengatasi situasi ini?" Jenis pertanyaan ini secara otomatis mengasumsikan adanya masalah sambil fokus membahas langkah-langkah yang bisa Anda dan rekan-rekan Anda lakukan untuk membantu menyelesaikan hal ini. Ketika Anda mendiskusikan pilihan-pilihan tersebut dengan manajer anda, pastikan manajer Anda tahu bahwa Anda akan mendukungnya apabila dia mengambil tindakan yang lebih langsung untuk menangani orang ini. Dengan merasakan bahwa ia memiliki dukungan dari Anda, ia akan lebih mungkin untuk segera bertindak.
Sebagai catatan, penting untuk di ingat bahwa beberapa ketidaksepakatan dalam sebuah rapat bisa menjadi hal yang sehat dan produktif. Sedikit konflik dapat menghindari pemikiran yang sama, sebuah fenomena dimana semua orang dengan gembira setuju dengan apa pun yang dikatakan, menyebabkan minimnya orang-orang berpikir kreativitas marginal dan hasil yang tidak terlalu bagus. Sedikit perselisihan dapat membantu mendorong jalannya rapat selama hal tersebut membuat semua menjadi jauh lebih kreatif dan produktif, memaksa peserta untuk mengemukakan cara-cara baru dan berbeda untuk memecahkan masalah. Akan tetapi, hal ini jauh berbeda dari perselisihan yang berasal dari ocehan tak berkesudahan si Mahatahu. Dalam rapat seperti itu, "pemikiran yang sama" memiliki arti yang sama sekali berbeda. Yaitu, apa yang mereka pikirkan tentang si Mahatahu? Mereka berpikir kalau dia seorang idiot.
Silahkan lanjut baca ke Target Hinaan, Cemoohan, Dan Komentar Yang Merendahkan
KOMENTAR