Berikut contoh hasil analsis PIECES yang dilakukan pada sistem informasi penggajian pada BBTKLPPM (Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pemberantasan Penyakit Menular) Yogyakarta. ANALISIS KINERJA (PERFORMANCE) Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada BBTKLPPM. KELEMAHAN: Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yan gbertambah membuat bendahara gaji harus melakukan penghitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. Hal tersebut akan memperlambat kinerja proses.
 |
| Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay |
Studi Kasus Analisis Kelemahan Sistem Lama - Berikut contoh hasil analsis PIECES yang dilakukan pada sistem informasi penggajian pada BBTKLPPM (Balai Besar Teknik Kesehatan Lingkungan dan Pemberantasan Penyakit Menular) Yogyakarta.
ANALISIS KINERJA (PERFORMANCE)
Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada BBTKLPPM.KELEMAHAN:
- Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yan gbertambah membuat bendahara gaji harus melakukan penghitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. Hal tersebut akan memperlambat kinerja proses.
- Adanya kenaikan pengkat pegwai yang menyebabkan bendahara gaji harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap.
ANALISIS INFORMASI (INFORMATION)
Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan.Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting karena dengan informasi, pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya.
KELEMAHAN:
Tidak adanya slip gaji pegawai membuat pegawai tidak mengetahui informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan.ANALISIS EKONOMI (ECONOMY)
Adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.KELEMAHAN:
Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yan glebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal.ANALISIS KEAMANAN (SECURITY)
Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database.KELEMAHAN:
Keamanan aplikasi sistem penggajian pada BBTKLPPM belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilihat oleh pihak lain.ANALISIS EFISIENSI (EFICIENCY)
Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.KELEMAHAN:
Apabila bendahara gaji BBTKLPPM yang mengurusi sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan, proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti yang mengurusi sistem penggajian tersebut.ANALISIS LAYANAN (SERVICE)
Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan:- Akurasi dalam pengolahan data.
- Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dlam menangani pengecualian.
- Kemampuan menangani masalah yang di luar kondisi normal.
- Sistem mudah pakai.
- Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
KELEMAHAN:
Proses penyerahan gaji masih menggunakan sistem manual (tidak melalui rekening bank, tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) sehingga memungkinkan antrian dalam penerimaan gaji.HASIL ANALISIS KELEMAHAN SISTEM LAMA
DEFINISI MASALAH UTAMA
Sistem penggajian yang masih bersifat manual, yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan berjalan begitu lama, di mana sistem manual masih mengandalkan pada pelaksana pencatatan yang lebih mengutamakan ketelitian dan pengamatan yang tepat. Atau dapat dikatakan pula sistem pencatatan manual ini lebih mengedepankan suatu subjek manusia sebagai tumputan utama dalam proses pelaksanaannya. Dengan demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidakefektifan dalam pelaksanaan kerja.Beberapa kesalahan dalam perhitungan manual akan menuntut para pelaku dan pelaksana keuangan untuk mengecek dengan teliti bahkan mereka harus mengecek ulang hasil keuangan mereka. Hal ini dapat mengakibatkan pemunduran dalam hal penggajian karyawan, pembimbing, maupun guru. Dengan adanya pemunduran jadwal penggajian maka para pekerja akan menurun kinerjanya.
Melihat masalah di atas tentunya diperlukan suatu solusi yang tepat yang dapat membantu bagi para pelaksana, khususnya pihak bagian keuangan yang lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini kami memberikan gambaran dengan adanya suatu sistem teknologi yang berbasis komputer yang dapat memberikan solusi dalam mengatasi masalah ini. Diharapkan dengan teknologi berbasis komputer ini seorang pelaku keuangan lebih terbantu lagi, di mana ia hanya tigngal menjadi administrator yang bertugas menginputkan data dan komputer yang memproes dan mengeluarkan hasilya, sehingga proses pelaksanaan dapat mengurangi proses perhitungan yang cukup lama.
ANALISIS PIECES
- ANALISIS KINERJA (PERFORMANCE)Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasara dapat segera tercapai. KInerja diukur dengan jumlah produksi (througput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen.
Kelemahan:- Keterlambatan memberikan informasi oleh pegawai mengenai jumlah anak yang bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan penghitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjungan anak. Dan hal tersebut akan memperlambat kinerja proses.
- Adanya kenaikan pangkat pegawai menyebabkan bendahara gaji harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap.
- ANALISIS INFORMASI (INFORMATION)Laporan-laporan yan gsudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yan gtidak kalah penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen akan merencanakan langkah-langkah selanjutnya.
Kelemahan:Tidak adanya slip gaji pegawai sehingga pegawai tidak mengetahui informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan. - ANALISIS EKONOMI (ECONOMY)Adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.
Kelemahan:Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli perangkat lunak untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal. - ANALISIS KEAMANAN (SECURITY)Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dilakukan dengan password terutama pada form aplikasi dan database-nya.
Kelemahan:Keamanan aplikasi sistem penggajian pada SMU N 1 WONOSARI belum begitu diperhatikan sehingga pihak lain bisa melihatnya. - ANALISIS EFISIENSI (EFICIENCY) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.
Kelemahan:Apabila petugas bagian keuangan yang mengurusi sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan maka proses penggajian akan terhambat karena mungkin tidak ada pengganti yang cukup cakap untuk mengurusi sistem penggajian tersebut. Perkembangan organisasi dipicu oleh peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan sistem yang dikembangkan akan berdampak:- Akurasi dalam pengolahan data.
- Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian.
- Kemampuan dalam menangani masalah di luar kondisi normal.
- Sistem mudah dipakai.
- Mampu mengkoordinasi aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
KELEMAHAN:
Proses penyerahan gaji masih yang menggunakan sistem manual (tidak melalui rekening bank, tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) akan menimbulkan antrian dalam penerimaan gaji.
Berikut kami sajikan gambaran dan usulan sistem yang hendak ditawarkan secara global:
ANALISIS PIECES USULAN SISTEM
PERFORMANCE
Kelemahan Sistem Lama:
Sistem penggajian secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data. Selain itu, pemrosesan data akan memakan banyak waktu.
Sistem yang Diajukan:
Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan gaji secara otomatis.
INFORMATION
Kelemahan Sistem Lama:
Sistem penggajian manual menyebabkan proses infrmasi berlangsung lama.
Sistem yang Diajukan:
Teknologi berbasis komputer makan proses informasi akan berlangsung cepat.
ECONOMIC
Kelemahan Sistem Lama:
Dalam jangka panjang biaya yang dibutuhkan akan cukup besar karena harus mengeluarkan biaya untuk menggaji karyawan bagian keuangan.
Sistem yang Diajukan:
Dalam jangka pendek, biaya yang dibutuhkan akan cukup besar. Tetapi untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer.
CONTROL
Kelemahan Sistem Lama:
Sistem penggajian secara manual akan sulit menlakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan sangat besar.
Sistem yang Diajukan:
Sistem berbasis komputer akan memudahkan kontrol sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dapat ditekan.
EFICIENCY
Kelemahan Sistem Lama:
Sistem penggajian secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual.
Sistem yang Diajukan:
Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis.
SERVICES
Kelemahan Sistem Lama:
Pelayananpada karyawan akan memakan banyak waktu karena harus menunggu pemrosesan data.
Sistem yang Diajukan:
Pelayanan pada karyawan akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan komputer.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI
KOMENTAR