DANA KAS KECIL DIGUNAKAN UNTUK APA SAJA

Seperti telah disinggung diatas bahwa pada umumnya pengendalian internal atas pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan dengan me

DANA KAS KECIL

Baca juga KLASIFIKASI PIUTANG

Dana Kas Kecil Digunakan Untuk Apa Saja - Seperti telah disinggung diatas bahwa pada umumnya pengendalian internal atas pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, dari pada dengan melibatkan uang akas secara langsung. Pengecualian dibuat untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana pengeluaran-pengeluaran ini dapat dibiayai langsung dengan menggunakan dana kas kecil (petty cash fund). Akan menjadi sangat tidak praktis apabila perusahaan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank hanya untuk membeli perangko, vas bunga, alas meja tamu yang ada di frot office, membyar langganan Koran (secara harian), dan lain-lain.

Alasan perlu dibuatnya (dibentuknya) sebuah sistem dana kas kecil adalah bahwa pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relative kecil ini yang sering terjadi, mungkin pada akhirnya juga dapat menjadi suatu jumlah tertentu yang cukup signifikan jika ditotal. Oleh semodul itu agar pengeluaran-pengeluaran ini juga dapat tetap dimonitori secara baik maka pengendalian internal mutlak diperlukan caranya dengan membentuk sistem dana kas kecil.

Dana kas kecil pertama dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Setelah estimasi kebutuhan kas disetujui oleh pejabat yang berwenang (biasanya oleh manajer atau direktur keuangan), cek lalu akan dibuat dan dicairkan sebesar jumlah estimasi yang telah disetujui tadi. Ayat jurnal atas pembentukan dana kas kecil ini dibuat dengan cara mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun kas (cash in bank).

Uang hasil pencairan ce tersebut lalu disimpan oleh seorang karyawan yang memang secara khusus ditunjuk dan diberi wewenang atas nama perusahaan untuk membayarkan kas dari kas kecil tadi. Untuk tujuan pengendalian, perusahaan biasanya akan membatasi jumlah maksimum tertentu dan jenis-jenis pembayaran yang boleh dilakukan atas dana kecil. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap, yang dinamakan system dana tetap (imprest fund system). Dengan menggunakan sistem ini , tidak ada ayat jurnal tambahan yang diperlukan atas akun kas kecil, kecuali manajemen perusahaan memang bermaksud mengubahnya (menambah atau mengurangi) jumlah kas kecil yang sudah dibentuk.

Setiap kas kecil dibayarkan, karyawan yang menangani dana kas kecil tadi akan mencatat setiap rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cahs receipt atau petty cash voucher) yang bernomor urut terletak dan ditandatangani baik oleh karyawan yang bersangkutan (karyawan yang membayar/ menangani kas kecil) maupun oleh pihak yang menerima pembayaran atas kas kecil. Formulir yang ditandatangani oleh kedua belah pihak ini berisi mengenai tanggal dan jumlah pembayaran , nama identitas penerima pembayaran, jenis atau tujuan pembayaran, dan nama akun yang akan dibebankan (misalnya bahwa kas kecil yang dibayarkan untuk membeli vas bunga akan dibebankan ke akun beban lain-lain, denikian juga kas kecil yang dikeluarkan untuk membayar ongkos angkutan pembelian barang dagangan akan dibebankan kedalam akun  freight-in ongkos angkut masuk dan seterusnya).

Seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Sepanjang waktu, besarnya penggunaan dana kas kecil (seperti tercantum dalam petty cash recept) ditambah dengan sisa kas yang masih ada dalam dana kas kecil , jumlah nya haru sama dengan total dana kas kecil yang pertama kali dibentuk. Untuk menjamin pengendalian internal atas jumlah dana kas kecil ini, perlu adanya pemeriksaan secata tiba-tiba yang dilakukan oleh seoran independen (auditor internal) untuk memastikan bahwa dana kas kecil telah dikelola dengan baik (tidak dimanipulasi/diselewengkan)

Dengan sistem dana tetap, tidak ada ayat jurnal yang dibuat untuk mencatat pembayaran kas kecil. Etek akuntansi dari setiap pembayaran kas kecil baru akan diakui atau dicatat dalam pembukuan (melalui jurnal akuntansi) ketika kas kecil yang telah dibayarkan tersebut diisi kembali. Dana kas kecil ini akan diisi kembali pada interval periode tertetu atau ketika jumlah uang yang ada dalam dana kas kecil telah mencapai tingkat minimum.

Permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil, sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan (seperti yang tercantum dalan petty cash receipt), dilakukan atas inisiatif karyawan kas kecil bersangkutan (petty cash custodian). Seluruh petty cash receipt beserta dokumen pendukungnya akan dianjutkan ke bagian keuangan untuk selanjutnya diverifikasi mengenai kelayakan dan keabsahan pembayaraan kas kecil yang  telah dilakukan oleh petty cash custodian. Jika tidak ada masalah, bagian keuangan lalu akan menyetujui permintaan pengisian atau penggantian kembali kas kecil dilanjutkan oleh petty cash custodian dan cek akan dibuat sebesar jumlah penggantian tersebut.

Pada saat yang bersamaan, seluruh dokumen pendukung akan diberi stempel “Lunas” untuk menghindari terjadinya pembayaran berganda atau diuangkannya kembali faktur tagihan. Pengisian kembali kas kecil akan menjadikan dana kas kecil kembali ke jumlah semula yang dibentuk. Ketika dana kas diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan atas pengeluaran kas kecil ( seperti akun beban lain-lain, akun ongkos angkut masuk, dan seterusnya) seperti yang tercantum dalam petty cash receipt akan didebet dan mengkredit akun kas (cash in bank).

Baca juga PENYAJIAN KAS DI NERACA

Jurnal pembentukan kas kecil:

Kas kecil         Kas

xxx

xxx

   

Jurnal pembayaran kas kecil:

Tidak Ada Ayat Jurnal (No Entry)

Jurnal pengisiian dana kas kecil:

Onkos Angkut Masuk Beban lain-lain       Kas

xxx                                      xxx

xxx

Perhatikan bahwa dengan menggunakan sistem dana tetap, akun kas kecil hanya akan dibuat (didebet) pada saat pembentukan dana kas kecil. Akun kas kecil tidak akan dipegaruhi oleh jurnal pengisiian kembali dana kas kecil. Ingat juga bahwa kas kecil yang akan diisi kembali hanyalah sejumlah besar pengeluaran yang telah diringkas dalam petty cash receipt.

Jika terjadi selisih pembayaraan karena pembulatan, maka dalam jurnal pengisian kembali dalam kas kecil, akun “beban atas kelebihan pembayaran kas” akan didebet atau sebaliknya akun “pendapatan atas kekurangan pembayaran kas” akan dikredit. Dalam laporan laba rugi, akun “beban atas kelebihan pembayaran kas” ini akan dilaporkan sebagai beban lainnya, sedangkan akun “pemdapatan atas kekurangan atas pembayaran kas” akan dilaporkan sebagai pendapatan lainnya. Sebagai contoh, misalnya bahwa pengeliaran kas kecil yang dilaporkan dalam petty cash receipt adalah Rp. 1.700.600.-. Dengan asumsi bahwa dana kas kecil yang pertama kali telah dibentuk adalah sebesar Rp. 2.000.000.- dan sisa kas kecil ada saat ini adalah hanya sebesar Rp. 299.000.- (seharusnya Rp. 299.400,-) maka terdapat selisih kelebihan pembyaran kas sebesar Rp.400.-. Hal ini berarti bahwa permintaan pengisian kembali dana kas kecil akan menjadi sebesar Rp. 1.701.000.-.

Dalam praktik, ada juga paerusahaan yang menggunakan akun “selisih pembayaran kas” untuk membukukan baik kelebihan pembayaran kas maupun kekurangan pembayaran kas (dimana akun selisih pembayaran kas akan didebet jika terjadi kelebihan pembayaran ka, dan sebaliknya akun selisih pembayaran kas akan dikredit jika terjadi kekurangan pembayaran kas).

Sebagai alternatif dari imprest fund system, perusahaan dapat juga menggunakn metode sistem dana tidak tetap (fluctuating fund sistem) dalam melakukan pencatatan atau pembukuan atas dana kas kecilnya. Berikut adalah ayat jurnal yang perlu dibuat apabila perusahaan memilih untuk menggunakan metode sistem dana tidak tetap:

Jurnal pembentukan dana kas kecil:

Kas kecil         Kas

xxx

xxx

Jurnal pembayaran kas kecil:

Onkos Angkut Masuk Beban lain-lain       Kas

xxx                                      xxx

xxx

Jurnal pengisian kembali dana kas kecil:

Kas kecil         Kas

xxx

xxx

Baca juga SOAL-SOAL LATIHAN KAS DAN PENGENDALIANNYA