PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENERIMAAN KAS

Sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualann tunai (baik untuk perusahaan dagang maupun perusahaan jasa), ataupun sebagai hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal penjualan kredit). Sedangkan penerimaan kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional perusahaan. Contoh sumber penerimaan kas lainnya ini adalah berasal dari pendapatan bunga, sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank, hasil penjualan aktiva tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan dan penjualan saham, obligasi dan sebagainya. Mengingat kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainnya, maka untuk mengamankan penerimaan kas ini diperlukanlah sebuah sistem pengendalian internal yang sangat baik dan ekstra hati-hati. Secara garis besar, berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip pengendalian internal atas penerimaan kas:

PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PENERIMAAN KAS

Pengendalian Internal Atas Penerimaan Kas - Sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari hasil kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualann tunai (baik untuk perusahaan dagang maupun perusahaan jasa), ataupun sebagai hasil penagihan piutang usaha dari pelanggan (dalam hal penjualan kredit). Sedangkan penerimaan kas lainnya timbul dari kegiatan non-operasional perusahaan. Contoh sumber penerimaan kas lainnya ini adalah berasal dari pendapatan bunga, sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman bank, hasil penjualan aktiva tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan dan penjualan saham, obligasi dan sebagainya.

Baca juga PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PEMBAYARAN KAS


            Mengingat kas merupakan aktiva yang paling lancar dibanding aktiva lainnya, maka untuk mengamankan penerimaan kas ini diperlukanlah sebuah sistem pengendalian internal yang sangat baik dan ekstra hati-hati.

            Secara garis besar, berikut ini adalah beberapa penerapan prinsip pengendalian internal atas penerimaan kas:

1. Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas.
   
2. Adanya pemisahan tugas (segregation of duties) antara individu yang menerima kas, mencatat/membukukan penerimaan kas, dan yang menyimpan kas.
   
3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang/remittance advices (dalam kasus penerimaan uang lewat pos/mail receipts), struk/cash register record (dalam ksaus penerimaan uang lewat konter penjualan/counter receipts), dan salinan bukti setor uang tunai ke bank(deposite slips).
   
   Seluruh uang kas harian yang diterima perusahaan dipegang oleh departemen kasir (kepala kasir). Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian yang telah disiapkan oleh departemen kasir diserahkan ke departemen akuntansi; untuk selanjutnya oleh bagian akuntansi akan dipergunakan sebagai dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal (tentu saja setelah melewati proses analisis transaksi dan identifikasi akun), lalu dibuatkan buku besar, dan setrusnya sesuai dengan tahapan-tahapan yang ada dalam siklus akuntansi. Sedangkan salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian tadi yang telah disiapkan oleh departemen kasir diserahkan kebagian keuangan. Dokumen asli yang memuat ringkasan total penerimaan kas harian itu sendiri tetap akan di simpan di departemen kasir.
   
4. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari pelanggan harus disetor ke bank setiap hari oleh departemen kasir.
   
   Departemen kasir (kepala kasir) akan mengisi formulir setoran bank dan kemudian menyetorkan uang kas tadi ke bank. Salinan bukti setor bank ini, lalu akan diserahkan oleh departemen kasir ke bagian keuangan. Jika uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang tersebut tidak sempat disetorkan ke bank, maka simpanlah uang kas tadi dalam safe deposite box, dan hanya satu orang tertentu saja yang ditunjuk atau memiliki kode akses untuk membukanya; hal ini dilakukan untuk menghindari sikap saling menuduh atau memudahkan pertanggungjawaban langsung apabila terjadi kehilangan atas uang kas tersebut.
   
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal.
   
   Misalnya saja dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan, dimana biasanya supervisor akan memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian yang telah dihasilkan oleh operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antara total catatan register kas dengan total fisik uang kas actual; sedangkan bagian keuangan juga akan memverifikasi (mengecek) kebenaran atas jumlah penerimaan kas harian ini dengan cara membandingkan antara salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan salinan bukti setor bank.
   
6. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.

Pengendalian atas Penerimaan Uang Lewat Pos

            Dalam hal ini, uang diterima lewat kiriman pos ketika pelanggan membayar tagihan mereka. Kas di sini biasanya dalam bentuk checks atau money orders. Cek akan diterima oleh perusahaan bersamaan dengan slip berita pembayaran (pengiriman) uang/remittance advices. Slip ini biasanya merupakan bagian dari faktur tagihan yang telah dikirimkan pertama kali ke pelanggan pada waktu terjadinya penjualan, yang kemudian dikembalikan lagi oleh pelanggan yang bersangkutan bersamaan dengan pembayarannya. Slip ini berisi keterangan pembayaran, yang memuat mengenai tanggal penerbitan (pembayaran) cek, nomor tagihan,  serta jumlah tagihan bersih setelah dikurangi dengan potongan-potongan atau penyesuaian (pengurangan) harga.        

Karyawan yang membuka kiriman ini seharusnya pertama kali mencocokkan antara jumlah kas yang diterima dengan jumlah yang tertera dalam slip berita pembayaran. Sama seperti cash register records, remittance advices ini berfungsi sebagai catatan  penerimaan kas pertama kalinya, dan juga untuk memastikan ketepatan pembukuan dalam rekening pelanggan yang bersangkutan. Karyawan yang membuka kiriman ini lalu akan memberikan stempel “Hanya Untuk Disetorkan” (“For Deposit Only”) pada cek yang diterimanya. Hal ini dilakukan untuk menutup kemungkinan bahwa cek akan dipakai untuk kepentingan pribadi. Bank tidak akan memberikan kas atas cek yang telah diberi stempel ini melainkan akan diperhitungkan langsung secara otomatis sebagai setoran ke rekening bank perushaan. Karyawan yang membuka kiriman tadi juga akan menyiapkan sebuah list (daftar) yang berisi cek yang diterima setiap hari. Daftar ini menunjukkan nama pengirim (pembuat) cek, tujuan pembayaran beserta jumlahnya.

            Seluruh cek yang diterima akan diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir), berikut remittance advices dan daftar cek. Kepala kasir, berdasarkan cek yang diterima berikut slip berita pembayaran dan daftar cek akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan total penerimaan kas harian (daily cash summary). 

Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian ini akan diteruskan oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar pencatatan atas transaksi penerimaan uang lewat pos. bukti setor departemen kasir ke bank yang brupa salinan deposite slip dan salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan kebagian keuangan. Bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari ringkasan total penerimaan kas harian (yang memuat penerimaan uang lewat pos) dengan salinan bukti setor bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan ke bagian akuntansi.

Baca juga PENGGUNAAN REKENING BANK

Pengendalian atas Penerimaan Uang Lewat konter Penjualan

            Hamper dapat dipastikan, kita semua pasti pernah atau bahkan telah puluhan kali pergi berbelanja ke hypermarket/supermarket, minimarket, department stote, retail store, atau fast-food restaurants (seperti Carrefour, Superindo, Giant, Hero, Alfamart, Indomaret, Toko Buku Gramedia, McDonald’s, Wendy’s dan lain-lainnya). Cobalah perhatikan pada saat kita hendak mulai membayar belanjaan yang kita beli (pesan). Operator mesin register kas (klerek) akan menghitung jumlah keseluruhan nilai barang yang kita beli (pesan) dengan cara memasukkan (menginput) satu per satu setiap item belanjaan, lalu nilai setiap item belanjaan tersebut akan muncul di layer monitor mesin register kas beserta jumlah totalnya yang harus dibayar. Kita akan membayar jumlah keseluruhan nilai belanjaan kita berdasarkan struk yang telah dicetak dari mesin register kas tadi.     

Dalam beberapa kasus, seperti konter-konter penjualan yang ada di Carrefour, Superindo, Hero, dan supermarket sejenis lainnya, klerek,  bahkan akan mengidentifikasi kode barang (barcode) melalui mesin scanner, yang kemudian secara otomatis memunculkan nama jenis barang belanjaan beserta harganya dalam layer monitor.           

Pada saat kita membayar, jangan lupa bahwa seharusnya kita memeriksa kembali secara cermat setiap jumlah barang yang dibeli (dipesan), dengan cara membandingkan antara data yang terekam dalam struk dengan fisik barang belanjaan (jenis barang, kuantitas, dan harga). Data belanjaan yang telah terekam dalam mesin register kas dan di cetak dalam bentuk struk ini berguna sebagai alat control, yang menjamin bahwa belanjaan kita telah di bebankan dengan benar, atau dengan kata lain untuk memastikan keakuratan nilai belanjaan. Hal ini tentu saja sangat bermanfaat untuk menghindari terjadinya kekeliruan, baik kesalahan yang tidak disengaja maupun kekurangan yang disengaja oleh karyawan klerek.        

Pada awal shift, biasanya  supervisor akan memberikan modal (dana) kas awal kepada setiap operator register kas untuk uang kembalian (change fund). Dana untuk uang kembalian ini akan tersedia dalam laci masing-masing klerek. Nanti, pada setiap akhir shift, setiap operator register kas akan mempertanggungjawabkan uang kembalian tersebut ditambah  dengan uang kas yang telah dihasilkan  lewat penjualan dalam konternya. Pada umumnya, pihak perusahaan tidak akan mentoleransi kekurangan yang terjadi dalam penghitungan fisik atas jumlah uang kas yang harus ada di akhir shift tugas karyawan klereknya (kecuali jika kekurangan tersebut memang dikarenkan sistem pembulatan ke bawah yang di terapkan perusahaan). Hal ini berarti bahwa kekurangan yang terjadi (diluar sistem perusahaan) akan menjadi tanggungan karyawan yang bersangkutan.          

Apabila kekurangan yang terjadi memang dikarenakan sistem pembulatan ke bawah yang diterpkan perusahaan, maka pihak perusahaan akan mencatat kekurangan kas tersebut ke dalam sebuah akun, yaitu akun “beban atas kekurangan penerimaan kas”. Akun ini akan masuk dalam laporan laba rugi sebagai beban operasional  lain-lain. Sebagai contoh: berikut ini adalah ayat jurnal yang perlu dibuat dalam pembukuan perusahaan untuk mencatat beban kekurangan kas sebesar Rp. 400,- dimana  besarnya total penjualan adalah Rp. 4.270.150,- (berdasarkan jumlah yang tercantum dalam keseluruhan struk penjualan shift saat itu) sedangkan fisik uang kas actual yang ada adalah hanya sebesar Rp. 4.269.750,-:

Kas Bebas Pengeluaran Kas      Penjualan

Rp 4.269.750.- 400

Rp 4.270.150

Sebaliknya jika perusahaan menerapkan kebijakan atau sistem pembulatan keatas, maka akun “pendapatan atas kelebihan penerimaan kas” akan dikredit sebesar sebesar selisihnya ( yaitu selisih antara jumlah yang tercantum dalam struk dengan jumlah fisik uang kas yang ada ). Akun ini akan masuk dalam laporan laba rugi sebagai pendapatan operasional lain-lain.       

Dalam praktik, ada juga perusahaan yang menggunakan akun “selisih penerimaan kas” untuk membukukan baik kekurangan penerimaan kas maupun kelebihan penerimaan kas (dimana akun selisih penerimaan kas akan di debet jika terjadi kekurangan penerimaan kas, dan sebaiknya akun selisih penerimaan kas akan dikredit jika terjadi kelebihan penerimaan kas).    

Setelah uang kas diperiksa dan dihitung oleh supervisor, supervisor akan mencatatnya, kedalam sebuah laporan perhitungan kas ( cash count sheets ) dalam bentuk memo. Memo ini akan diparaf baik oleh klerek yang bersangkutan maupun supervisor. Memo yang telah di paraf ini dan catatan register kas dari masing-masing klerek berikut uang kas-nya kemudian diserahkan ke departemen kasir (kepala kasir). Kepala kasir, berdasarkan uang kas yang diterima dari supervisor berikut catatan register kas dan laporan perhitungan kas akan mengisi formulir setoran bank dan membuat ringkasan total penerimaan kas harian ( daily cash summary ).

            Salinan lembar pertama dari ringkasan total penerimaan kas harian ini akan diteruskan oleh kepala kasir ke departemen akuntansi sebagai dasar pencatatan atas transaksi penjualan harian. Bukti sector departemen kasir ke bank yang berupa salinan deposit slip dan salinan lembar kedua dari ringkasan total penerimaan kas harian akan diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan lalu akan membandingkan antara salinan dari ringkasan total penerimaan kas harian ini dengan salinan bukti setor bank. Atau bagian keuangan dapat juga membandingkan antara salinan laporan perhitungan kas yang dibuat oleh supervisor dengan salinan bukti setor bank. Pada akhirnya, bagian keuangan akan mem-fotocopy salinan bukti setor bank tadi untuk selanjutnya diserahkan kebagian akuntansi.

Baca juga REKONSILIASI BANK

Itulah sedikit penjelasan mengenai pengendalian internal atas penerimaan kas, semoga bermanfaat dan menambah wawasan pembaca semua. Postingan pada blog ini tidak terlepas dari kekurangan dan kesalahan jika sahabat pembaca semua menemukannya segera tulis dikolom komentar agar dapat kami perbaiki segera.

Dan apabila teman-teman ingin request tentang informasi seputar pendidikan silahkan tulis juga di kolom komentar. Terimakasih. Jangan lupa Klik Ikuti Blog ini agar tidak ketinggalan info terbaru. Dan artikel ini di share sebanyak-banyaknya agar lebih banyak juga teman-teman kita yang mendapatkan info tentang pengendalian internal atas penerimaan kas ini.