Office idiots membedakan diri mereka sendiri dalam spektrum yang luas akan perilaku tidak masuk akal, kejenakaan, dan kejanggalan di tempat kerja.
 |
Daftar Isi Office Idiots dan Miskomunikasi Mereka:
- Multitasking yang Berantakan
- Tidak Ada Feedback
- Baca Sebelum Anda Melompat
- Dari Laporan Hingga Kesalahan
- Lanjut ke Pertanyaan yang Tiada Henti
- Referensi
Multitasking Yang Berantakan
Di tempat kerja di Amerika dewasa ini satu keluhan umum yang didengungkan adalah bahwa sekelompok manajer idiot tersebut melakukan multitasking ketika karyawan mereka berusaha untuk melakukan percakapan dengan mereka. Para manajer ini berpura-pura mendengarkan dan bahkan kadang-kadang bereaksi dengan mengatakan "Uh-huh" atau melengkungkan alis, tetapi mereka sebenarnya tidak mendengarkan apa pun.
Sebagai contoh, katakanlah Anda sedang membahas suatu hal yang sangat penting dengan manajer Anda, tetapi ia sedang memakai Bluetooth-nya, melirik ke komputer, dan mengetik di keyboardnya. Anda bisa saja mengatakan kepadanya bahwa gedung ini sedang kebakaran, tetapi dia mungkin akan mengabaikan hal tersebut atau bertanya kepada Anda siapa yang dipecat. Yang lebih penting, jika Anda terus bercakap-cakap seakan-akan dia benar-benar mendengarkan, atau jika Anda sebentar-bentar berhenti sementara dia sedang fokus pada kegiatannya yang lain, Anda hanya akan membuang-buang waktu Anda. Meskipun Anda mungkin bisa menyampaikan maksud Anda, manajer Anda akan mendapatkan pesan tersebut.
Tidak Ada Feedback
Jenis office idiots lain yang umum di arena komunikasi adalah kecenderungan gagalnya beberapa manajer untuk memberikan tanggapan baik terhadap pesan-pesan atau hasil kerja yang diserahkan oleh karyawan mereka, terutama ketika hal tersebut dikirimkan melalui e-mail. Komunikasi dan pendirian seperti ini hanya akan membuatnya jatuh ke dalam jurang kebodohan manajerial.
Ambil contoh misalnya ini merupakan akhir minggu dan manajer Anda mengirimkan sebuah e-mail meminta Anda untuk menuliskan sebuah deskripsi tentang situasi yang terjadi ketika ia sedang tidak berada di tempat karena urusan bisnis. Anda menghabiskan beberapa jam untuk menulis ringkasan tersebut, mengirimkannya, dan tidak ada yang terjadi. Anda tidak pernah mendengar tanggapan apa pun.
Bahkan tidak sepatah kata. Anda mungkin berpikir bahwa ucapan terima kasih sudah lebih dari cukup, dan juga sedikit tanggapan tidak akan membuat Anda kecewa. Lagipula, Anda meluangkan waktu Anda untuk mengerjakan proyek ini, sebuah respons sudah pasti dibenarkan, baik itu ucapan terima kasih singkat atau ditindaklanjuti dengan beberapa komentar atau pertanyaan. Manajer Anda mengabaikan fakta-fakta ini dan mengabaikan Anda.
Baca Sebelum Anda Melompat
Merupakan hal yang sangat menjengkelkan ketika seorang office idiot gagal untuk menyediakan berbagai macam tanggapan terhadap proyek yang menghabiskan begitu banyak waktu karyawannya, bisa ada lebih banyak rasa jengkel ketika manajer yang idiot itu sama-sama memberikan respons yang konyol untuk proyek semacam itu.
Mari kita lihat sebuah situasi ketika manajer meminta Anda untuk memberikan status terkini perkembangan di berbagai bagian di departemen Anda. Anda merespons dengan analis yang sangat mendalam yang mencakup detail yang cukup besar pada latar belakang, status saat ini, dan proyeksi, dan Anda menguraikan secara spesifik serangkaian langkah-langkah yang perlu diambil. Anda puas dengan laporan yang Anda buat ini. Setelah manajer Anda menerima laporan terbaru Anda, ia memanggil Anda untuk membahasnya. Anda siap untuk pembahasan tingkat pertama. Akan tetapi, semangat Anda hancur berantakan ketika manajer Anda mulai mengajukan beberapa pertanyaan yang sangat mendasar. Dalam waktu kurang dari nanodetik, Anda menyadari bahwa ia tidak pernah membaca laporan Anda. Ia jelas melewatkannya. Sementara ia mungkin memiliki alasan yang bagsu melewatkan laporan yang sudah Anda kirimkan, tetapi tidak ada alasan untuk berpura-pura bahwa ia telah membacanya. Yang seharusnya ia katakan adalah bahwa ia belum sempat membaca laporan Anda. Sayangnya, keterusterangan dan kejujuran seperti itu seringkali jauh melampaui jangkauan office idiots.
Dari Laporan Hingga Kesalahan
Selain dari dua tanda yang mencolok dari kebodohan dalam urusan kantor ini gagalnya seorang manajer dalam merespon sebuah proyek yang sudah diselesaikan oleh karyawannya, atau gagal dalam meninjau proyek dan kemudian berpura-pura yang terlihat dengan jelas, masih ada lagi langkah bodoh yang diambil oleh banyak manajer dalam menanggapi laporan tertulis karyawan mereka: mereka menulis ulang laporan tersebut. Hal ini belum tentu masalah dalam dan dari dirinya sendiri. Kebodohan nyata terjadi ketika penulisan ulang dari laporan asli karyawan ini ternyata berubah menjadi kesalahan pengisian sintaksis.
Katakanlah tanggung jawab Anda termasuk menulis memo dan membuat laporan terkini, sebuah wilayah tempat Anda memang mahir melakukannya. Sebagian dari proses tersebut termasuk manajer Anda yang membaca laporan Anda sebelum laporan itu dikirimkan ke semua bagian. Sejauh ini, hal ini tidak menjadi masalah. Akan tetapi, manajer Anda membuat perubahan yang secara tata bahasa tidak benar, sampai pada titik bahwa beberapa informasi dalam dokumen tersebut akhirnya menjadi tidak terbaca, tidak benar, atau kedua-duanya. Tidak mengherankan, ketika Anda menunjukkan padanya masalah tersebut, dia tidak peduli. Lagipula office idiot mana yang akan peduli? Bahkan, dia memaksa Anda untuk mengirimkan informasi tersebut sesuai dengan perubahan yang dibuatnya. Diantara hasil lainnya, Anda akhirnya terlihat tidak kompeten, dan Anda juga mengalami rentetan cemooh dari sesama karyawan.
Pertanyaan Yang Tiada Henti
Sebagai bagian dari proses komunikasi, penting bagi seorang manajer untuk menyemangati karyawannya untuk bertanya, dan sama pentingnya bagi seorang manajer untuk benar-benar menjawab pertanyaan-pertanyaan itu. Selain itu, ada banyak bukti yang mengindikasikan bahwa aksesibilitas dan responsif manajerial berdampak positif terhadap kinerja, produktivitas, dan moral karyawan. Namun, meskipun tidak diragukan lagi bahwa tipe komunikasi terbuka ini merupakan hal yang penting, bagaimana dengan skenario umum dimana seorang karyawan menanyakan terlalu banyak pertanyaan?
Sebagai contoh, misalnya Anda seorang manajer, dan Anda mendorong karyawan Anda untuk "bertanya jika mereka tidak tahu." Akan tetapi Anda memiliki seorang karyawan yang tidak tahu kapan harus berhenti bertanya. Karyawan itu terus mengganggu Anda dengan pertanyaan-pertanyaan, kadang-kadang pada topik yang sejujurnya, bukan urusannya. Secara alamiah, Anda tidak ingin membuang-buang waktu Anda berurusan dengan serangan pertanyaan yang tak berujung. Masalahnya adalah beberapa office idiots lebih tertarik untuk mengajukan pertanyaan daripada mendengar jawaban. Perilaku yang meragukan ini memberi mereka kesempatan ekstra untuk berbicara dan didengar, dan bahkan memperlengkapi mereka dengan unsur-unsur pengaruh, kekuasaan dan kontrol atas manajer mereka.
Masalah Dengan Omong Kosong
Lalu ada sisi sebaliknya dari karyawan yang tidak pernah berhenti bertanya: yaitu karyawan yang memberikan jawaban yang lama, dan berlarut-larut terhadap pertanyaan-pertanyaan Anda. Bahkan ketika Anda menanyakan hal yang paling mendasar, office idiot ini menjawab dengan jawaban yang bertele-tele. Di sisi lain, Anda tidak ingin kasar dan mengganggunya, tetapi di saat yang sama, Anda memiliki hal-hal lain yang harus dikerjakan selain mendengarkan aliran obrolan dangkal yang tak berujung.
Ketika setiap pertanyaan yang Anda ajukan kepada seorang karyawan memunculkan jawaban yang bertele-tele, ada beberapa strategi untuk membantu meredam badai lisan tersebut. Pertama, tanyakan kepada diri Anda sendiri beberapa pertanyaan, seperti, Apakah saya benar-benar harus menanyakan hal ini kepadanya? dan Apakah ada orang lain yang lebih baik untuk ditanyai? Dalam banyak kasus. cara terbaik untuk menghindari jawaban panjangnya adalah untuk tidak secara awal menanyakan pertanyaan ini kepadanya. Jika respons Anda adalah bahwa Anda masih butuh mengajukan pertanyaan ini kepada karyawan itu, rencanakan pertanyaan itu sebelum diajukan. Misalnya, mulailah pertanyaan Anda dengan, "Saya tidak memiliki banyak waktu, jadi saya butuh jawaban singkat."
Menahan Informasi
Di ujung lain kontinum office idiot yang tidak memiliki pemikiran adalah para office idiot yang tidak terlalu banyak memberikan informasi ketika ditanya oleh manajer mereka. Satu aturan praktis yang perlu diingat dalam situasi ini adalah bahwa apa pun yang tidak diberitahukan oleh seorang karyawan, tidak akan pernah menjadi kabar baik. Lagipula, apabila informasi tersebut merupakan informasi yang positif, mereka pasti akan mengungkapkannya.
Salah satu bentuk umum dari penahanan informasi ini terjadi ketika seorang manajer meminta karyawan untuk meng-update suatu proyek tertentu, dan karyawan tersebut merespons dengan komentar yang sepintas lalu dan tidak lebih. Sebagai contoh, ambil skenario ketika Anda memiliki seorang office idiot yang menanggapi pertanyaan Anda mengenai kemajuannya dengan, "Jangan khawatir." Tentu saja, ini merupakan dua dari kata-kata yang yang oaling mengkhawatirkan yang dapat dikatakan oleh seorang karyawan. Ketika seorang karyawan menggunakan kombinasi kata-kata ini, dialah orang pertama yang telah menunjukkan gagasan yang mengkhawatirkan tersebut. Sayangnya, jika seorang karyawan menggunakan ekspresi ini, itu biasanya merupakan tanda bahwa Anda memang harus khawatir.
Ada Apa Dengan Akronim?
Sementara akronim bisa menjadi singkatan yang berguna untuk menghemat bahasa dan mempercepat komunikasi, mereka juga bisa membuat Anda sakit kepala ketika office idiots menggunakan mereka dan membawa hal tersebut ke tingkat yang ekstrem. Salah satu contoh yang lebih umum dari kebodohan seperti ini ditemukan dalam perusahaan-perusahaan yang menggunakan akronim untuk segala hal, tetapi jarang memberitahukan kepada karyawan baru apa arti akronim-akronim tersebut. Terlebih lagi, akronim-akronim tersebut bukanlah akronim yang tidak umum dan tidak banyak digunakan, seperti snafu (kependekan dari "situation normal, all (fouled) up" "kacau balau"), melainkan, mengembangkan akronim secara internal yang hanya diketahui artinya oleh karyawan-karyawan itu sendiri.
Ambil contoh kasus dimana Anda baru saja bergabung dengan sebuah perusahaan dan dengan cepat menemukan bahwa Anda tersesat di dunia akronim. Anda cukup akrab dengan akronim di bidang Anda, tetapi perusahaan ini banyak memiliki akronim mereka sendiri, dan tidak ada seorang pun yang memberikan Anda informasi mengenai hal tersebut. Jelas Anda tidak ingin terus bertanya apa arti hal-hal itu, tetapi jika Anda diam saja, Anda akan tersesat.
Gosip Dosis Besar
Salah satu kebiasaan office idiot yang umum ditemukan berkeliaran di lorong-lorong, kubus peternakan, dan ruang istirahat perusahaan di Amerika adalah bergosip. Orang ini berusaha mengumpulkan informasi, informasi yang tidak benar, informasi yang salah, dan kemudian mendistribusikannya baik kepada semua pihak tertarik maupun yang tidak tertarik, dalam banyak cara yang sama dengan yang digunakan oleh penyebar pupuk di ladang. Dalam banyak kasus, isi dari kedua penyebar ini sangat mirip.
Masalahnya, tentu saja, adalah apa yang harus dilakukan ketika Anda menghadapi gosip semua karyawan. Ambil contoh sebuah situasi ketika Anda sedang bekerja dan gosip kantor mendekati. Orang ini selalu membicarakan tentang apa yang dilakukan atau tidak dilakukan oleh orang lain, sementara secara bersamaan berusaha untuk mengorek informasi dari Anda. Anda berusaha menghentikannya, dan Anda bahkan mengatakan kepadanya bahwa manajer Anda telah mengatakan secara khusus bahwa ia ingin semua orang untuk fokus pada pekerjaan bukan gosip. Dalam menanggapi hal ini, dan sebagai pembenaran terhadap perilakunya, tukang gosip tersebut membalas dengan mengatakan bahwa ia tidak bergosip karena "apa yang ia katakan adalah kenyataan."
Selalu Memata-Matai
Sepupu si tukang gosip adalah manajer bodoh yang terlalu ingin tahu dengan apa pun yang dibahas oleh karyawannya, entah apakah hal tersebut masalah pribadi, masalah yang berkaitan dengan pekerjaan, atau bahkan pendapat mereka tentang sang manajer itu sendiri. Manajer tersebut tahu bahwa para karyawannya menjadi diam ketika ia sedang berada di sekitar mereka, dan hal itu justru malah membuatnya benar-benar yakin bahwa mereka pasti sedang membicarakan dirinya. Dalam lebih dari beberapa kasus, beberapa manajer mengambil tindakan bodoh yang luar biasa: mereka memilih beberapa karyawan untuk mencari tahu apa yang dibicarakan dan melaporkan kembali padanya.
Katakan saja bahwa Anda merupakan orang yang dihormati di departemen Anda, dan banyak dari rekan-rekan Anda yang berbagi informasi dengan Anda mengenai masalah pekerjaan mau pun masalah di luar pekerjaan. Suatu hari, manajer Anda memanggil Anda ke ruangannya, menutup pintu, dan meminta Anda untuk mengawasi hal-hal di dalam departemen dan memberitahunya apa yang dikatakan oleh rekan-rekan Anda. Jika Anda sedang mencari hanya satu bagian dari data perilaku untuk membuktikan dengan tegas bahwa manajer Anda adalah, pada kenyataannya, office idiot yang sempurna, maka inilah bukti itu.
Llyod, Ken. 2014. Office Idiots. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
KOMENTAR